Rekrutteringsprocessen

En god rekrutteringsproces kan tage mellem 1-2 uger og 3-4 måneder, alt afhængigt af, hvilken faggruppe, du søger inden for.

Hvis du fx gerne vil rekruttere en ny medarbejder pr. 1. november, skal du senest starte din proces den 1. august. Start derfor med at lave en tidsplan. Planen skal indeholde alle de obligatoriske trin, du kan se her i processen. 

Test og 2. samtale er ikke obligatoriske, men de bør altid indgå ved rekruttering af ledere eller nøglepersoner. Ved basismedarbejdere kan du overveje, om de to trin skal være en del af din proces.

En gennemarbejdet tidsplan kan sikre tempo i processen og fungere som en tjekliste for de andre medlemmerne af ansættelsesudvalget.

Du skal som leder huske at inddrage FTR i dialogen for at forberede ansættelsesforløbet. Her skal det aftales, om FTR/TR skal deltage eller om medarbejdersiden i stedet udpeger en medarbejderrepræsentant.

Lav en grundig afdækning af jeres rekrutteringsbehov.

De vigtigste overvejelser her er: 

• Hvilken profil har I brug for til jeres opgaver? 
• Hvilke kompetencer er nødvendige - faglige og personlige? 
• Hvilken kultur skal jeres nye kollega kunne passe ind i? 

Hent præsentationen, der kan hjælpe dig med at lave en god job- og kompetenceprofil.

Som leder skal du huske at inddrage tillidsrepræsentanten (TR) for det pågældende område/fællestillidsrepræsentanten (FTR) i den indledende proces med en forhåndsdialog om stillingen, lønrammen og ansættelsesudvalgets sammensætning.

Ansættelsesudvalgene består som minimum af:

• Ansættende leder
• En tillidsrepræsentant eller medarbejderrepræsentant
  • Hovedregel: Tillidsrepræsentanten deltager i ansættelsesudvalget. Alternativt kan en medarbejdervalgt repræsentant deltage i stedet for TR. Dette drøftes med TR/FTR ved forhåndsdialogen.
• En lederkollega (hvis det er en lederrekruttering)
• Evt. interessenter (f.eks. fra bestyrelser)

Desuden skal gælder der også følgende:

• Ansættelsesudvalgene skal være lokalt forankret.
• Tillidsvalgte deltager i ansættelsesudvalget i det omfang, de er lokalt forankret.
  Er der ikke lokalt forankrede tillidsvalgte, udpeges medarbejderrepræsentanter blandt afdelingens 
  medarbejdere
• Ansættelsesudvalgets størrelse skal afspejle stillingen og alle medlemmer af ansættelsesudvalget skal 
  have en særskilt rolle.
• Hvert medlem af ansættelsesudvalget repræsenterer dem, der ikke er med i 
  ansættelsesudvalget
• Medlemmerne af ansættelsesudvalget skal være bevidst om egen rolle og tavshedspligt.

Ovenstående er godkendt i HovedMED. Klik her og se det godkendte dokument.

Indkald ansættelsesudvalget og evt andre relevante interessenter til et opstartsmøde. 

Mødets formål er at kvalificere job- og kompetenceprofil – og dermed hvilken profil I søger.

Det er også her, I drøfter ansættelsesudvalgets specifikke rolle – se HRs anbefalinger her.

Når du skal rekruttere en ny medarbejder, er der en række regler, du skal kende. Du skal også vide noget om de forskellige ansættelsesformer, der er.

Jura & Forhandling står til rådighed med vejledning – men du kan også finde god viden i de forskellige links, du ser her: 

• Regler og retningslinjer ved ansættelse i ledige stillinger (PDF)
• Ansættelse i tidsbegrænsede stillinger (PDF)
• Arbejdsgang ved nyansættelser af fast personale (PDF)
• Rekruttering af direktører og afdelingschefer (PDF)

Bias er fordomme, som enten kan være bevidste eller ubevidste. Vi har dem alle sammen.

Bias kan i værste fald føre til aktiv diskrimination i form af racisme, sexisme eller forskelsbehandling ud fra alder eller socioøkonomisk baggrund.

Ubevidste bias er de synspunkter og holdninger, som vi ikke er opmærksomme på. De udløses automatisk, når vi møder mennesker eller situationer, som ikke passer ind med det, vi ved eller tror vi ved. 

Hvis vi ikke bliver udfordret, kan vaner blive rigide og svære at ændre eller afvige fra. Det er præcis derfor, det kan betale sig at arbejde for diversitet. Hvis dit team er diverst, bliver fordommene udfordret af mangfoldigheden. Forskellige perspektiver og synsvinkler gør beslutningerne bedre.

Se de 8 klassiske typer af ubevidste fordomme (bias) her.

Tryk her og få inspiration og hjælp til, hvordan du skriver det gode stillingsopslag.

Tryk her og få hjælp til at inddrage værdierne i dit stillngsopslag.

Har du brug for at vedhæfte dokumenter i stillingsopslaget, er det vigtigt, at de følger vores designguide.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du overholder vores designguide, kan du med fordel bruge vores skabeloner i Dynamic Template, som du finder i toppen af Word, PowerPoint og Excel. De overholder vores designguide og er nemme at arbejde med, så du samtidig også overholder Lov om webtilgængelighed.

Hele ansøgningsprocessen foregår via rekrutteringssystemet ‘Emply’. 

Når du har dit stillingsopslag klar, sender du det til HR via job@haderslev.dk, sørger HR for at publicere opslaget via Emply.

Vær opmærksom på, at hvis du tilbyder videoansøgning, skal HR have besked, så de kan inkludere muligheden ved oprettelse af stillingsopslaget.

HR sender herefter et login til Emply til dig og resten af ansættelsesudvalget og tilbud om hjælp til systemet, hvis I får brug for det.

Læs mere om vores retningslinje for annoncering her.

Brug gerne din egne sociale medier til at fortælle om den nye jobmulighed. 

Du kan både bruge LinkedIn, Facebook, Instagram eller hvad du ellers bruger til dagligt.

Når stillingsopslaget er online, kan du tage linket dertil og dele fx på din egen LinkedIn-side. Det er en stor fordel, hvis du skriver en tekst til opslaget om, hvorfor du synes, at Haderslev Kommune er en attraktiv arbejdsplads af være en del af.

Search’ betyder i en rekrutteringssammenhæng, at vi søger aktivt efter kvalificerede kandidater til en 
bestemt stilling. Det kan vi gøre i professionelle netværk, i jobportaler og gerne i samarbejde med 
professionelle rekrutteringspartnere.

At man som potentiel kandidat ikke er aktivt søgende, er ikke altid et udtryk for, at man ikke er 
interesseret. Mange oplever en interesse, når der er positivt fokus på dem og deres kompetencer.

Det lille puf, som ’searchen’ giver – typisk via de sociale medier - kan tværtimod ofte udvikle en større 
motivation, da kandidaten motiveres til nye udfordringer. I modsætning hertil fokuserer aktivt søgende 
kandidater mere på at søge væk fra deres nuværende job.

Herudover har kandidaterne ved ekstern search en mulighed for anonymt at kontakte den eksterne search 
partner for en dialog om jobbet og processen i overordnede træk. Dette er et ”frirum” i processen omkring 
et muligt jobskifte.

For Haderslev kommune er ”ekstern search assistance” en mulighed for at bringe budskabet bredere ud 
og komme i kontakt med flere egnede og relevante kandidater.

Kontakt HR for nærmere information om eksterne samarbejdspartnere til search på HR@haderslev.dk 

Book dit ansættelsesudvalg i god tid til et møde, hvor I sammen beslutter, hvem I gerne vil invitere til en samtale. 

Hele ansøgningsprocessen foregår via rekrutteringssystemet ‘Emply’.

Når du og ansættelsesudvalget har fået login og vejledning fra HR, kan I følge med i indkomne ansøgninger i systemet.

Når I har udvalgt, hvem I gerne vil se til en samtale, sender I en mail med information herom til job@haderslev.dk.

Så sørger HR for at invitere de relevante kandidater til samtale. 

Offentlige arbejdsgivere er forpligtet til at give fortrinsadgang til personer med handicap, som søger opslåede stillinger i det offentlige. Formålet med ordningen er, at styrke mulighederne for beskæftigelse for personer med handicap, da personer med handicap kan have vanskeligt ved at opnå ansættelse på det almindelige arbejdsmarked. 

Når kandidaten søger job hos os, kan de sætte kryds af ved "fortrinsret", og du vil automatisk få besked via Emply, hvad din opgave er som leder. 

Når vi taler om en 1. samtale, er det fordi, vi som udgangspunkt anbefaler to samtaler. Men det er dig som leder, der skal vurdere, hvad der er mest hensigtsmæssigt i forhold til den enkelte stilling.

Jo mere tid I bruger med kandidaten inden ansættelse, jo mere fyldestgørende indtryk får I. 

Der kan dog godt være situationer, hvor to samtaler ikke er muligt.

Skal I rekruttere en leder, en specialist eller anden nøgleperson, anbefaler vi, at I holder to ansættelsessamtaler.

Første ansættelsessamtale er et struktureret forløb, der giver jer mulighed for at afdække en ansøgers kompetencer tilstrækkeligt grundigt og skaffe jer den information om ansøgerens kompetencer, I har brug for.

Kandidaterne kan med fordel få samme spørgsmål i nogenlunde samme rækkefølge. På den måde styrker I muligheden for at vurdere dem på samme grundlag. Desuden kan I reducere forudindtagethed og forskelsbehandling ved at skrive jeres vurderinger ned løbende under interviewet. Fx på en skala, så den samlede vurdering ikke kun påvirkes af det sidste, en person sagde, men afspejler hele interviewet.

I skal naturligvis ikke se bort fra jeres intuitive helhedsindtryk af ansøgeren. Hvis I fx fornemmer en uforklarlig skepsis overfor ansøgeren, er dét et signal, I skal tage alvorligt og forsøge at finde en årsag til. Det samme gælder, hvis I er begejstrede for en ansøger, men ikke rigtig kan forklare hvorfor.

Se flere gode råd til ansættelsessamtalen her.

Den strukturerede samtale mindsker risikoen for faldgruberne ved jeres ubevidste fordomme – og højner chancen for, at I vurderer jeres kandidater på et ensartet grundlag. Det indebærer først og fremmest:

• At I på forhånd har afdækket de kompetencer, der er vigtige i jobbet, og stiller spørgsmål, som hænger sammen med disse kompetencer.
• At de enkelte ansøgere får stillet de samme spørgsmål og i øvrigt gennemgår den samme interviewproces. Se eksempler på spørgeguides og scorekort i Sharepoint
• At den enkelte ansøgers svar bliver noteret. Ansættelsesudvalget vurderer først kandidaterne i fællesskab, når alle samtaler er gennemført – ikke før. 
• At de forberedte spørgsmål er styrende for interviewet, men at der også er plads og tid til at give ansøgeren jobrelevant information og svare på spørgsmål.

De fleste kandidater ønsker diskretion omkring deres jobsøgning. Sørg derfor for at imødekomme dette, når du booker lokaler til samtalerne.

Her kan du se mere om jeres specifikke rolle som ansættelsesudvalg og HR's anbefalinger.

Overvej også hvem der skal være kontaktperson, hvis de kandidater, der går videre til 2. samtale har spørgsmål mellem 1 og 2. samtale.

Stil åbne spørgsmål

Undgå ja/nej-spørgsmål. Stil spørgsmål der inviterer til refleksion og dialog:

• ”Hvordan vil du beskrive din tilgang til samarbejde?”
• ”Hvad motiverer dig i dit arbejde?”

Lyt aktivt og følg op

• Giv kandidaten tid til at svare.
• Stil opfølgende spørgsmål for at få dybde: ”Hvad lærte du af den oplevelse?”

Undgå ledende spørgsmål

Spørgsmål som antyder et ønsket svar kan give et skævt billede:

• Ledende: ”Du er vel god til at arbejde selvstændigt?”
• Bedre: ”Hvordan arbejder du, når du har ansvar for egne opgaver?”

Har du brug for mere sparring, kan du kontakte HR på HR@haderslev.dk 

1. Lad hvert medlem af ansættelsesudvalget selv vurdere de enkelte ansøgere, inden I taler sammen. Først når alle samtaler er afholdt, vurderer I kandidaterne i fællesskab.
2. Lad den mindst erfarne/laveste organisatoriske rang melde ud først. På den måde søger I at undgå, at der i grupper er tilbøjelighed til, at andre retter ind, når en person med høj status har talt.
3. Sæt tempoet ned, hvis I er uenige. Lyt til hinandens observationer og vurderinger. Vi ser alle noget forskelligt, og måske ser andre noget, I ikke selv har lagt mærke til.
4. Spørg ind til dem, der ikke siger noget, så I sikrer jer, at alles viden og holdninger kommer frem.
5. I kan opleve uoverensstemmelse mellem en ansøgers adfærd - eller vedkommendes egen beskrivelse af den - og det, I selv hver især observerer og vurderer. Her bør I vægte den oplevede adfærd højest, da det er den, I skal leve med til dagligt

Mundtligt, begrundet afslag 

Giv altid et telefonisk, begrundet afslag til kandidater, I har haft inde til en samtale, og ikke ønsker at gå videre med. Afstem afslagsbegrundelserne med ansættelsesudvalget allerede når I fravælger kandidater.

Husk, at enhver kontakt vi har med en ansøger eller kandidat, påvirker dennes oplevelse af os som arbejdsgivere og arbejdsplads. Skab derfor den gode oplevelse uanset forløbets udfald.

Afslag og timing

Ansøgere, der ikke udvælges til en samtale, får skriftligt afslag via Emply. Det sker via HR, når I har fundet den endelige kandidat. Giv ikke afslag for tidligt til potentielle kandidater, der ikke kom med i samtale-feltet i første omgang. Det kan ske, at I må ud i en ny runde, hvis der ikke er et godt match blandt de først udvalgte

Kørselspenge til stillingsansøgere? 

Haderslev Kommune betaler ikke kørselsgodtgørelse til ansøgere til stillinger ved Haderslev Kommune.

Forventning til løn

Spørg gerne allerede nu ind til forventning til løn, så I sikrer, at I ikke er for langt fra hinanden, hvis I ønsker, at kandidaten går videre i forløbet.

Vi anvender Personprofilen fra People Tools.

Det er en erhvervsrettet personlighedsprofil til rekruttering og udvikling af ledere og specialister. Den giver et nuanceret og præcist billede af en persons personlighedstræk, drivkræfter og adfærd.

Test kan aldrig stå alene, men er et værdifuldt værktøj til at skabe et solidt beslutningsgrundlag.

Kontakt HR på HR@haderslev.dk, hvis du vil anvende profilværktøjet til din rekruttering. 

PeopleTools Cognitive er en adaptiv kognitiv test, der måler en testpersons potentiale for at præstere i en stilling baseret på de kognitive evner.

Testen giver en indikation på evnen til at absorbere og opfange information samt tilpasse sig skiftende betingelser og krav, løse problemer og behandle kompleks information.

Kontakt HR på HR@haderslev.dk, hvis du vil anvende kognitiv test i din rekruttering.

Hvor 1. samtalen struktureret følger en spørgeguide og primært handler om faglighed, er 2. ansættelsessamtalen en mere ‘fri’ samtale, hvor ansættelsesudvalget i højere grad deltager i snakken, og hvor kandidatens personlighed er i fokus.

Forbered gerne spørgsmål ud fra, hvad der er uklart omkring kandidaterne og med afsæt i jeres eventuelle bekymringspunkter fra første samtale.  

Vi anbefaler, at I forbereder en case, som finalekandidaterne skal fremlægge for ansættelsesudvalget. Læs mere om denne længere nede på siden.

Desuden anbefaler vi at I anvender personprofilering på ledelsesstillinger samt nøglefunktioner, hvor det giver mening. Det gøres altid i forbindelse med 2. samtale. Hvis I ønsker det, skal I kontakte HR på HR@haderslev.dk. 

Brug af case eller mindre opgaver

I forbindelse med 2. ansættelsessamtale kan det være hjælpsomt at bede kandidaten give sine perspektiver på en udleveret case/opgave.

En case/opgave er en beskrivelse af en fiktiv situation, som på mange måder minder om noget, der kunne finde sted i den kontekst, jobbet knytter sig til.

Hvis du vil have adgang til eksempler på tidligere cases/opgaver, kan du kontakte HR på HR@haderslev.dk 

Få indtryk af, hvordan kandidaten arbejder i praksis

Det er en god ide at opstille nogle refleksionsspørgsmål til casen, som lægger op til en drøftelse af de forskellige perspektiver, dilemmaer, løsninger og overvejelser, som kandidaten får øje på.

Når I anvender en case i forbindelse med ansættelsessamtalen, giver I kandidaten mulighed for at demonstrere sine kompetencer, og dermed får I en god fornemmelse af, hvordan kandidaten arbejder i praksis.

Sådan integrerer du en case i ansættelsesprocessen

Udlevér case ved indkaldelse

Du kan vælge at udlevere casen, når du indkalder kandidaten til samtalen.

Det giver kandidaten mulighed for at forberede casen på afstand af den spænding, mange vil opleve i forbindelse med selve samtalen.

Afhængigt af den konkrete stilling kan du overveje, om du vil bede kandidaten udarbejde et skriftligt produkt, som vedkommende skal fremlægge i forbindelse med samtalen.

Udlevér case lige inden samtalen

Du kan vælge at udlevere casen til kandidaten lige inden samtalen.

Det giver kandidaten mulighed for at arbejde med casen uden at skulle forberede sig forinden, og hermed vil kandidaten give sine umiddelbare perspektiver på casen.

Afhængigt af casens volumen og kompleksitet kan du overveje, om der skal afsættes tid til, at kandidaten kan forberede sig i et andet lokale end det, der benyttes til selve ansættelsessamtalen.

Baggrund

Når du tager referencer, så er målet i bund og grund at finde ud af, om dine antagelser om kandidaten holder stik.

Før du træffer beslutning om ansættelse, skal du derfor indhente to referencer, hvis det er muligt. Den ene reference bør være fra nuværende/seneste leder. Ved at indhente referencer kan du få et yderligere nuanceret indtryk af kandidaten, ligesom du kan få be- eller afkræftet mere faktuelle oplysninger.

Overvej referencegivers forhold til kandidaten

Ved indhentning af referencer skal du være opmærksom på referencegiverens forhold til kandidaten. 

I hvert tilfælde må du forholde dig kritisk til referencegiverne og overveje, hvad der kan have indflydelse på referencegiverens vurdering af kandidaten.

Spørg altid om lov først

Referencer indhentes altid efter aftale med kandidaten, og det skal respekteres, hvis der bliver sagt nej. 

Kandidaten bør i så fald oplyses om, at det kan få indflydelse på chancerne for at blive tilbudt stillingen.

Kandidatens nuværende/tidligere chef

Den tidligere chef har ofte en unik viden og indsigt i kandidatens arbejdsmæssige formåen. Og derfor er han/hun en stærk platform for at vurdere kandidaten til den nye stilling. 

Du stiller altså spørgsmål, så du kan bruge dennes viden til at vurdere fremadrettet. Det er en værdifuld indsigt, som du skal have med i din endelige vurdering.

Bagudrettede spørgsmål

Bagudrettede spørgsmål giver dig oplysninger om, hvordan kandidaten præsterede i sin gamle stilling, fx:

• ”Søren” fortæller, at han har været hos jer i 3 år?
• Han nævner, at han er meget struktureret og god til at kommunikere; hvordan kom det til udtryk hos jer?
• Var han en stærk leder, og hvordan viste det sig i hans tid hos jer?

Når du anvender bagudrettede spørgsmål, kan du få be- eller afkræftet fakta samt dine hypoteser om kandidaten. 

Fremadrettede spørgsmål 

Fremadrettede spørgsmål hjælper dig til at blive klogere på, om du kan se kandidaten i det job han/hun har ansøgt.

Hvis en referencegiver ønsker fortrolighed om en eller flere oplysninger, skal du afvise dette, da du har pligt til at oplyse kandidaten om informationer af belastende karakter.

Husk desuden din egen tavshedspligt ved indhentning af referencer.

Nu hvor du har besluttet dig for din ønskede kandidat og indhentet referencer, skal du give kandidaten den gode besked. 

Gør det altid ved at give mundtligt besked. Ring og tilbyd jobbet til den relevante kandidat – og husk, at det er et tilbud, som du håber, kandidaten vil tage imod.

Afslut gerne samtalen med at sige, at du sender en bekræftelse på mail – så har kandidaten skriftlig dokumentation på det kommende ansættelsesforhold, indtil den endelige ansættelseskontrakt er klar.

Det giver god tryghed for kandidaten, når han/hun skal opsige sin nuværende stilling.

Fra det øjeblik du har valgt din ønskede kandidat - og denne har takket ja til stillingen - går der typisk et par uger, før det endelige ansættelsesbrev er klar. 

Det er derfor god stil at sende en bekræftelsesmail om det kommende ansættelsesforhold til kandidaten umiddelbart efter den telefoniske samtale, hvor du tilbyder stillingen og kandidaten takker ja.

Det er trygt for kandidaten at vide, at der er skriftlig dokumentation for ansættelsen, når han/hun skal opsige sin nuværende stilling.

Kontakt Jura og Forhandling, når du skal have udarbejdet den endelige ansættelseskontrakt. Du kan skrive til dem på personaleafdelingen@haderslev.dk 

Så ved du, at du får alle formalia helt på plads.

Afslag skal være mundtligt og begrundet

Når du har fået tilsagn fra din ønskede kandidat, skal du give besked til den/de øvrige finalister. 

Ring og giv dit afslag mundtligt og begrundet – og vær forberedt på at kunne uddybe din begrundelse. 

Afstem gerne afslagsbegrundelserne med ansættelsesudvalget allerede når I udvælger den ønskede kandidat.

Vær også forberedt på, at du kan møde skuffelse – og somme tider frustration. Vær rolig, saglig og ordentlig – husk, at det indtryk, du efterlader hos kandidaten, er med til at præge dennes syn på Haderslev Kommune som arbejdsplads.

Ansøgningsmateriale er personfølsomt materiale, da det ofte indeholder fx cpr-numre.

Derfor skal al printet materiale makuleres, når ansættelsesprocessen er afsluttet. 

Indkomne ansøgninger gemmes elektronisk i Emply i 6 måneder, hvorefter de slettes automatisk. Ansøgere kan dog til enhver tid selv slette deres data i systemet, hvis de ønsker det.

Sørg for, at du ikke har gemt ansøgningsmateriale på din egen pc. Det gælder også for kandidater, som du godt kunne se i en anden stilling på et senere tidspunkt. Her gælder reglerne for opslag af nye stillinger, hvor processen starter forfra, og hvor interesserede kandidater søger stillingen via Emply. 

Fra det øjeblik din ønskede kandidat har underskrevet ansættelseskontrakten, begynder onboarding-processen af din nye medarbejder. 

Det er også nu, du skal informere om valget af kandidat til den øvrige organisation. 

Først og fremmest skal du sende en mail til job@haderslev.dk, hvor du skriver navnet på den, du har ansat. Så sørger HR for at sende afslag ud til de øvrige ansøgere via Emply og afslutte opslaget. 

Herefter orienterer du teamet og andre relevante kolleger. Timing heraf aftales med kandidaten.