Din guide som uddannelsesansvarlig for kontorelever

Kontoreleverne har en individuel uddannelsesplan, som skal være på plads inden opstarten. Det er de uddannelsesansvarliges ansvar, at der udarbejdes en praktikplan, der baseres på de afdelinger, kontoreleven skal være i praktikperioden.

Oplæringen af elever inden for specialet offentlig administration er opdelt i henholdsvis bundne og valgfrie oplæringsmål. 

Minimumskravet indeholder 20 oplæringsmål på højt niveau, fordelt på:

• 14 bundne oplæringsmål, som alle elever skal oplæres i
• valgfrie oplæringsmål, hvor der skal vælges minimum 6 valgfrie oplæringsmål, som eleven skal oplæres i. 

Når uddannelsesplanen er klar og når den løbende opdateres, sendes den til de elevansvarlige. 

Den elevansvarlige har ansvaret for at planlægge et generelt introduktionsforløb for de nye kontorelever.

Det generelle introduktionsforløb indeholder information om:

• Haderslev Kommune 
• Forhold på arbejdspladsen
• Uddannelsen
• Uddannelsesplaner
• Skoleophold
• Elevgruppen
• Kontaktpersoner

Ovennævnte informationer gives i forbindelse med velkomstmødet den første arbejdsdag eller sendes ud inden opstarten og gennemgås på velkomstmødet. Samtidig får eleverne udleveret kommunens elevhåndbog og bliver indkaldt til et møde med de uddannelsesansvarlige, hvor der er fælles gennemgang og forventningsafstemning i forhold til organisationens retningslinjer. 

Eleverne tilmeldes et IT-introkursus og e-learning i GDPR hos IT og Digitalisering, samt et Prisme-kursus hos Økonomi og Løn. Det sidste dog kun, hvis det er relevant for den enkelte elev. 

De uddannelsesansvarlige arrangerer et introduktionsforløb i deres fagområde. Dette introduktionsforløb skal indeholde mere detaljerede oplysninger om blandt andet:

• Haderslev Kommune
• Fagområdet
• Forhold på arbejdspladsen
• Uddannelsesplanen for eleven og de udvalgte uddannelsesmål
• Kontaktpersoner

Den første arbejdsdag modtages eleverne af den elevansvarlige og de uddannelsesansvarlige for de nye kontorelever med et fælles velkomstmøde og morgenbrød. Derefter følges eleverne med de uddannelsesansvarlige ud til deres første afdeling.

I løbet af oplæringsperioden afholdes mindst følgende samtaler:

• Introduktion og velkommen til
• Statusmøde en måned inde i forløbet
• Statusmøde 2,5 måneder inde i forløbet
• Overgangsmøde, når eleven skal i ny afdeling inkl. snak om uddannelsesplanen
• Evalueringsmøde efter 1. år og 2. år både i forhold til forløb og uddannelsesansvarlig

Det er elevens opgave at skrive referat fra samtalerne. Dog ikke ved 3-månederssamtalen. 
Samtalerne kan blandt andet handle om, hvordan den forudgående periode er gået, og hvilke mål der er for den kommende periode. Planen for oplæring kan justeres i forbindelse med samtalerne. 
Formålet er, at elev og organisation løbende følger op på den indgåede aftale om uddannelse og dermed i fællesskab skaber de bedste rammer for faglig og personlig udvikling.

Hent vejledningen til, hvordan du som uddannelsesansvarlig arbejder med evalueringssamtalerne: 

• Vejledning om samtaler med kontorelever til uddannelsesansvarlige (Word)

Hent spørgerammerne til de enkelte samtaler her: 

• Introduktion og velkomst (Word)
• Status efter 1 måned (Word)
• Prøvetidssamtale (Word)
• Årsevaluering (Word)
• Overgangsmøde mellem afdelinger (Word)

Formålet med evalueringssamtalerne

Formålet med evalueringssamtalerne er at:

• sikre en faglig oplæring
• styrke og udvikle elevens personlige udvikling
• eleven trives.

Kontoreleverne er på 15 ugers skoleophold på IBC Aabenraa eller Kolding. De 15 ugers skoleophold er fordelt på tre skoleperioder og en fagprøve. 

Som et af elevernes valgfag har de mulighed for at vælge en studietur med klassen til Bruxelles. Turen anbefales af Haderslev Kommune, som betaler udgiften efter opkrævning fra IBC. Kontoreleverne får lommepenge på turen efter statens regler om lommepenge. Der gives den aktuelle sats pr. påbegyndt døgn. 

Fagprøven er elevernes afsluttende eksamen. I forbindelse med det mundtlige forsvar af fagprøve har eleven fri på eksamensdagen og dagen før eksamen hvis dette er en hverdag.

På lærepladsen.dk kan praktikstedet se en plan for kontorelevens skoleforløb. IBC sørger for, at eleverne bliver oprettet i Uddannelsesplanen.

Via lærepladsen.dk kan de elevansvarlige:

• se hvornår kontoreleven skal på skoleophold
• se hvad kontoreleverne skal lære på skoleopholdet
• se karakterer for skoleopholdene
• få overblik over hvor langt kontoreleven er i læringsforløbet
• se eventuelt fravær under skoleophold.

Elevgruppen mødes ca. hver anden måned sammen med den elevansvarlige.

Til møderne snakker kontoreleverne og den elevansvarlige blandt andet om, hvordan det går i afdelingerne, hvordan det er gået på skoleophold, og hvordan kontoreleverne bør forberede dem til kommende skoleophold.

Det går på skift mellem kontoreleverne, hvem der skal sørge for mødeindkaldelse, dagsorden og referat.

I efteråret arrangeres en introtur med henblik på, at kontoreleverne lærer hinanden at kende. Turen arrangeres af 2.års eleverne. Der ydes tilskud til arrangementet fra den centrale elevkonto. Tilskuddet vurderes af den elevansvarlige. 

Elevgruppen mødes også til et forårsarrangement, som elevgruppen selv sørger for at arrangere, normalt 1 dag. Der ydes tilskud fra den centrale elevkonto til en aktivitet. Tilskuddets størrelse vurderes af den elevansvarlige.

Det er vigtigt, at kontoreleverne kender hinanden og har mulighed for et socialt netværk, derfor vægtes møderne og arrangementerne i elevgruppen højt. Kommunens IT-supportelever deltager også i elevgruppens aktiviteter.

Vi opfordrer også til, at eleverne deltager i andre arrangementer, som afholdes af Haderslev Kommune centralt og af den enkelte afdeling for at blive en del af fællesskabet og danne et godt netværk i organisationen. 

Kontoreleverne har mulighed for at afslutte deres uddannelse med en reception i Rådhuset i august/september måned.

Kontoreleverne arrangerer selv receptionen, sørger for forplejning og udsender indbydelser. Der ydes et tilskud fra den centrale elevkonto til afholdelse af receptionen. Tilskuddets størrelse vurderes af den elevansvarlige.

Til receptionen inviteres elevernes nærmeste familie, de uddannelsesansvarlige, der har været en del af elevernes forløb og de elevansvarlige. 

Kontoreleverne modtager en gave jf. Haderslev Kommunes gaveregler. Den elevansvarlige informerer eleverne om, hvordan de vælger gave ca. to måneder før praktikperiodens udløb.

Kontoreleverne opfordres generelt til at søge ledige stillinger i kommunen. Ved ledige basisstillinger indbydes kontoreleverne som minimum til en ansættelsessamtale. Kontoreleverne må søge job i kommunen 6 måneder før det tidspunkt, hvor de er udlært. Kontoreleverne har selv pligt til at få kendskab til og søge de ledige stillinger i kommunen.

Jobmulighederne drøftes med den enkelte kontorelev og i elevgruppen i slutningen af elevtiden.

Hvis en afdeling ønsker at tilbyde en kontorelev ansættelse inden elevtidens afslutning, kan der aftales en ændring af praktikplanen. En sådan ændring aftales mellem de uddannelsesansvarlige for de involverede fagområder/afdelinger, den elevansvarlige og fællestillidsrepræsentanten for HK.

Ændringen af praktikplanen kan aftales, så kontoreleven kan flytte afdeling under følgende forudsætninger:

• kontoreleven tilbydes fastansættelse efter endt elevtid
• kontoreleven tilbydes videreuddannelse (Kommunom) efter endt elevtid
• der er enighed mellem de uddannelsesansvarlige, den elevansvarlige og fællestillidsrepræsentanten om skiftet 
• den nye afdeling kan give de kvalifikationer, der eventuelt endnu ikke er opnået i henhold til praktikplanen
• kontoreleven må ikke have selvstændigt ansvar for et arbejdsområde før tidligst 3 måneder inden endt elevtid.

Der er desuden mulighed for at søge om en afkortning af uddannelsestiden hos Uddannelsesnævnet. I ansøgningen skal man anføre en ny afslutningsdato, og det betyder, at man på forhånd skal spørge skolen om en ny dato for den afsluttende fagprøve, så man er sikker på, at fagprøven kan gennemføres inden for den nye kortere uddannelsestid. Eventuel ansøgning om afkortning af uddannelsestiden sker efter nærmere aftale mellem de uddannelsesansvarlige, den elevansvarlige og fællestillidsrepræsentanten.

Ledige stillinger uden for kommunen

Kontoreleverne kan søge ledige stillinger uden for kommunen inden det tidspunkt, hvor de er udlært. Der kan aftales udstationering til en anden kommune i de sidste 3 måneder af elevtiden, eller når fagprøven er bestået. En eventuel udstationering vurderes og aftales individuelt for den enkelte kontorelev. En eventuel udstationering aftales mellem den involverede uddannelsesansvarlige, den elevansvarlige og fællestillidsrepræsentanten for HK. Har eleven opfyldt de planlagte uddannelsesmål i uddannelsesaftalen, kan der søges om forkortelse af uddannelsen. Dette aftales med afdelingen, den elevansvarlige og fællestillidsrepræsentanten. 

Som uddannelsesansvarlig er det dig, der har ansvaret for samtalen. Det betyder, at det er din opgave at:

• Skab tydelige og trygge rammer for elevens læring i hverdagen.
• Sørg for relevante opgaver og en passende progression fra introduktion til større selvstændighed.
• Giv løbende, konkret og handlingsrettet feedback – også mellem de formelle samtaler.
• Følg elevens udvikling i forhold til de aktuelle oplæringsmål og personlige udvikling i rollen.
• Reagér tidligt ved uklarheder, manglende progression, samarbejdsproblemer eller mistrivsel.
• Inddrag den elevansvarlige i HR, når der er behov for sparring, eller når et forhold kræver en mere formel opfølgning.

I elevforløbet er der planlagt formelle samtaler, som skal afholdes med kontoreleven. Dette er et minimum af samtaler, og der opfordres til, at I aftaler yderligere løbende 1:1 samtaler, hvor I afstemmer en status. Brug den spørgeramme, der svarer til samtalens tidspunkt og formål:

• Introduktion og velkomst (Word)
  
  • Afholdes inden for den første uge og skaber en tydelig og tryg start på både 1. og 2. år.
• Status efter 1 måned (Word)
  
  • Følger tidligt op på opgaver, læring, forventninger, støtte og trivsel. Afholdes både 1. og 2. år. 
• Prøvetidssamtale (Word)
  • Afholdes ca. 2,5 måned inde i ansættelsen
  • Gennemfører og dokumenterer den samlede vurdering inden prøvetidens udløb. Vær opmærksom på, at der er mere information om denne samtale længere nede i dokumentet.
  • Denne afholdes kun det første år. 
• Overgangsmøde mellem afdelinger (Word)
  
  • Sikrer overlevering og sammenhæng mellem første og anden afdeling.
• Årsevaluering (Word) 
  
  • Anvendes efter både 1. og 2. år og gør samlet status på progression, trivsel, uddannelsesplan og kvaliteten af oplæringen.

Inden samtalerne er det vigtigt, at du forbereder dig. Herunder kan du se, hvad der anbefales: 

1. Vælg den korrekte spørgeramme og læs formålet og forberedelsesafsnittet.
2. Gennemgå referatet og aftalerne fra den seneste samtale.
3. Gennemgå uddannelsesplanen og udvælg kun de oplæringsmål, som har været aktuelle i perioden.
4. Forbered konkrete eksempler på opgaver, adfærd, fremskridt og støttebehov. Undgå generelle vurderinger som “det går fint” eller “du skal være mere selvstændig”.
5. Overvej, hvilke 1–2 personlige kompetencer der er mest relevante at drøfte. Der skal ikke følges op på alle kompetencer ved hver samtale.
6. Sørg for at booke mødet i kalenderen, og send gerne spørgerammen til eleven på forhånd.

Brug denne enkle struktur til feedback:

• Situation eller opgave: Hvornår og i hvilken sammenhæng skete det?
• Observerbar adfærd: Hvad gjorde eller sagde eleven konkret?
• Betydning: Hvilken effekt havde det på kvalitet, kollega, borger, samarbejde eller læring?
• Næste skridt: Hvad skal fastholdes eller afprøves næste gang, og hvilken støtte gives?

Feedback skal være balanceret. Beskriv både det, eleven skal fastholde, og det eleven skal udvikle

Spørgerammen for de enkelte samtaler er ikke en manual, som skal følges til punkt og prikke. Se det som en hjælp til, at du sikrer, at du kommer ind på de forskellige temaer, som er vigtige i elevtiden. Herunder kan du læse mere om, hvordan du afholder samtalen bedst muligt.

Start med formål og fælles dagsorden

Fortæl kort, hvorfor samtalen afholdes. Spørg eleven, om der er noget særligt, som er vigtigt at få talt om. Gør det tydeligt, hvem der skriver referatet. Hvis I beslutter, at det er eleven, så husk at forklare, hvordan det også er en læringssituation både at omsætte det i taler om til en opsummering og at skrive selve referatet.

Tal om konkrete opgaver og læring

Tag udgangspunkt i opgaver, situationer og resultater fra hverdagen. Kobl eksemplerne til de aktuelle oplæringsmål og til den støtte, eleven har haft. Spørg både til det, der fungerer, og det næste udviklingstrin.

Tal om personlig udvikling og trivsel

Hold dialogen arbejdsrelateret. Tal eksempelvis om samarbejde, professionel kommunikation, initiativ, struktur, læringsparathed, refleksion og selvstændighed. Spørg kort til trivsel, tilhørsforhold, arbejdspres og muligheden for at bede om hjælp. Dokumentér kun relevante og nødvendige oplysninger.

Aftal handlinger

Afslut med højst tre konkrete handlinger. For hver handling skal det fremgå, hvad der skal ske, hvem der er ansvarlig, hvornår det skal ske, og hvordan der følges op.

Opsummér

Gennemgå de vigtigste pointer og aftaler. Giv eleven mulighed for at korrigere misforståelser og tilføje bemærkninger.

Tidsramme – højst 60 minutter

Herunder kan du se et forslag til, hvordan du kan disponere tiden i dine samtaler. Du laver selvfølgelig selv en vurdering af, hvad der er vigtigt for den enkelte elev, og hvad der er behov for hos din elev: 

• Indledning og fælles dagsorden: cirka 5 minutter
• Faglig læring og uddannelsesplan: cirka 25 minutter
• Personlig udvikling og trivsel: cirka 15 minutter
• Aftaler og afrunding: cirka 15 minutter

Prøvetidssamtalen adskiller sig fra de øvrige samtaler. De øvrige samtaler er primært udviklings- og læringssamtaler. Prøvetidssamtalen er både en udviklingssamtale og en formel, dokumenteret vurdering af, om uddannelsesforløbet udvikler sig tilfredsstillende inden prøvetidens udløb.

Derfor gælder følgende særligt ved prøvetidssamtalen:

• Den uddannelsesansvarlige skriver referatet. Det skal være sagligt, relevant og respektfuldt. Efter samtalen gennemgår du referatet med eleven. Her kan eleven komme med bemærkninger, der kan tilføjes til referatet, men ikke ændre i det, du har skrevet. 
• Vurderingen skal bygge på konkrete observationer og eksempler fra hverdagen samt på de oplæringsmål, der har været aktuelle.
• Samtalen må ikke rumme overraskelser. Bekymringer skal være taget op løbende, så eleven har haft mulighed for at forstå forventningerne og handle på feedbacken.
• Det skal fremgå, hvilken støtte og oplæring eleven har modtaget, hvad der fungerer, og hvad der eventuelt skal forbedres.
• Hvis der er væsentlig tvivl om progression, samarbejde, trivsel eller prøvetid, skal den elevansvarlige i HR kontaktes inden samtalen. Inddrag i sådan et tilfælde HR så tidligt som muligt.
• En alvorlig bekymring må ikke håndteres alene gennem spørgerammen. Den elevansvarlige i HR skal inddrages i den videre proces.

Elevens udvikling skabes først og fremmest i hverdagen. Hold derfor korte læringsopfølgninger mellem de formelle samtaler. De kan eksempelvis tage udgangspunkt i fire spørgsmål:

• Hvad har du lært siden sidst?
• Hvordan går det i forhold til vores aftaler fra det seneste møde?
• Hvor har du brug for hjælp eller feedback?
• Hvad er dit næste forsøg eller næste ansvar?
• Er der noget, vi skal justere?
• Er der noget, eleven synes, I skal vende?

I forhold til referat, journalisering og fortrolighed, skal du være opmærksom på følgende: 

• Eleven skriver som udgangspunkt referatet fra introduktionssamtalen, 1-månedssamtalen, overgangsmødet og årsevalueringen. Men vurder om det er mere hensigtsmæssigt for samtalen, at du gør det.
• Den uddannelsesansvarlige skriver referatet fra prøvetidssamtalen efter som afholdes efter cirka 2,5 måneder.
• Referatet gennemgås af dig med eleven og sendes til HR, som journaliserer det i elevens personalesag.
• Skriv sagligt, relevant og respektfuldt. Beskriv observationer, elevens perspektiv, aftaler og støtte – ikke diagnoser, antagelser eller unødige private oplysninger.
• Eleven skal have mulighed for at tilføje en bemærkning til referatet.

Du er altid velkommen til at kontakte de elevansvarlige i HR for sparring. Herunder kan du se eksempler på, hvornår du fx skal gøre det: 

• Hvis du er i tvivl om prøvetiden eller elevens samlede progression.
• Hvis aftaler gentagne gange ikke fører til den forventede udvikling.
• Hvis der er alvorlig eller vedvarende mistrivsel, konflikt eller fravær, som påvirker uddannelsesforløbet.
• Hvis du er i tvivl om, hvad der må eller bør dokumenteres.
• Hvis uddannelsesplanen ikke kan gennemføres som planlagt, eller der er risiko for, at relevante oplæringsmål ikke dækkes.
• Hvis du generelt har brug for sparring.

Da Haderslev Kommune ønsker at ansætte de bedst kvalificerede kontorelever og ønsker at understøtte en god og harmonisk elevgruppe, sker rekrutteringen med udgangspunkt i uddannelsesmæssige, personlige og faglige kvalifikationer, samt interesse og motivation for kontorområdet. Endvidere sker rekrutteringen også med fokus på alder, sammensætning af elevgruppen og ligestilling.

Uddannelsesmæssig baggrund

Eleven skal inden start opfylde overgangskravene til kontoruddannelsen med specialet offentlig administration og have bestået et af følgende:

• EUX uanset fagretning 
• HHX
• Studentereksamen (hf, stx, htx) suppleret med en EUD-student med fagretning kontor
• Et grundforløb (hg2, hgv, hgs) fra en handelsskole, hvor der øverst på eksamensbeviset står offentlig administration. 

Kravene til den uddannelsesmæssige baggrund kan ændre sig, så undersøg altid skolen, inden der laves en uddannelsesaftale med en kandidat. 

Personlige og faglige kvalifikationer

Som kontorelev skal du have følgende personlige og faglige kvalifikationer

• har IT-kendskab på brugerniveau
• er nysgerrig, energisk og har masser af gå-på-mod
• er selvstændig og initiativrig
• er åben for personlig og faglig udvikling
• er serviceminded og ansvarsbevidst
• er samarbejdsvillig
• skal kunne trives med forandringer og have lysten til at lære nyt

Interesse og motivation

Kontorelever skal have følgende interesser og motivation for jobbet:

• udviser interesse og engagement for kontorfaget
• være åben overfor de mange mulige kommunale job efter afsluttet elevuddannelse og have gjort sig overvejelser om en karriere, der rækker længere end to år.

Alder

Haderslev Kommune ønsker at ansætte de bedst kvalificerede ansøgere, uanset ansøgerens alder, dog tilstræbes det, at der er minimum lige så mange unge elever som voksenelever. Fordelingen mellem elever over og under 25 år vil desuden afhænge af budgettet.

Ligestilling

Haderslev Kommune tilstræber at fremme en ligelig kønsfordeling og etnisk fordeling ved ansættelse af kontorelever, dog under hensyntagen til uddannelsesmæssige, personlige og faglige kvalifikationer, samt interesse og motivation for kontorområdet.

Haderslev Kommune ansætter årligt kontorelever med tiltrædelse den 1. september. Antallet af kontorelever vurderes af den elevansvarlige forud for stillingsopslag ud fra fagområdernes ønsker samt den aktuelle budgetsituation.

Praktikforløb

Den elevansvarlige er ansvarlig for at tilrettelægge praktikforløbene for kontoreleverne. Dette sker i efteråret inden de enkelte stillinger slås op. 

Den elevansvarlige undersøger fagområdernes ønsker til antallet af kontorelever for de kommende to år. Med udgangspunkt i de nuværende praktikforløb og fagområdernes ønsker, tilrettelægger den elevansvar-lige praktikforløb for de kommende kontorelever. Planen for praktikforløb drøftes med de relevante uddannelsesansvarlige inden stillingsopslag.

Stillingsopslag

Den elevansvarlige udarbejder et stillingsopslag. 

De uddannelsesansvarlige udarbejder en kort jobbeskrivelse for praktikforløbet i deres fagområde. Jobbeskrivelsen anvendes som bilag til stillingsopslaget.

Annoncering

Annoncering efter kontorelever sker som udgangspunkt på www.haderslev.dk, på elektronisk(e) jobportal(er) i henhold til kommunens annonceringsaftaler, på www.praktikplads.dk samt evt. ved reklamefremstød på de omkringliggende handelsskoler, bl.a. Det Blå Gymnasium. Herudover kan det inden den årlige annoncering vurderes, om der skal ske andre annonceringstiltag.

Ansøgningsfrist

Ansøgningsfristen planlægges som udgangspunkt til start marts. Ansøgningsfristen vurderes årligt forud for annoncering.

Ansættelsesudvalg

Inden den årlige ansøgningsrunde aftales, hvorledes ansættelsesudvalget sammensættes. Som minimum deltager følgende:

• den elevansvarlige
• en uddannelsesansvarlig
• fællestillidsrepræsentanten fra HK

Såfremt et fagområde selv opslår en kontorelevstilling, skal den elevansvarlige og FTR fra HK deltage i ansættelsesudvalget.

Udvælgelse til ansættelsessamtale

Når ansøgningsfristen er udløbet, vil samtlige ansøgninger blive gennemgået af det nedsatte ansættelsesudvalg. Ansættelsesudvalget sørger for at vælge ca. 10 ansøgere ud til samtale afhængigt af antal elevstillinger.

Udvælgelse til ansættelsessamtaler sker på baggrund af kravene til elevprofilen.

Ansættelsessamtaler og ansættelse

De elevansvarlige indkalder de udvalgte til ansættelsessamtaler. Der afholdes én ansættelsessamtale pr. elev. Der afsættes ca. 45 minutter til hver samtale. Den ene af de elevansvarlige deltager til samtalen og er ansvarlig for at føre samtalen. De uddannelsesansvarlige bakker op og stiller spørgsmål, der kan afdække, om kandidaten er et match til afdelingen. Efter samtalen giver den elevsansvarlige en tilbagemelding til kandidaterne om resultatet af samtalen.

De elevansvarlige udfærdiger efter samtalen en uddannelsesaftale, der sendes til de nye elever hurtigst muligt.

Der kan ske ekstraordinær ansættelse af kontorelever i henhold til Lov om aktiv beskæftigelsesindsats. Ansættelsen sker i et samarbejde mellem de uddannelsesansvarlige, Jobcenteret, fællestillidsrepræsentanten for HK og den elevansvarlige. 

Der kan ligeledes ske ekstraordinær ansættelse af kontorelever i tilfælde af andre særlige initiativer, fx særlovgivning om ekstra elevoptag. Ansættelsen sker i et samarbejde mellem de uddannelsesansvarlige, fællestillidsrepræsentanten for HK og den elevansvarlige

Finansieringen skal afklares konkret i hvert enkelt tilfælde, da det centrale kontorelevbudget ikke kan afholde udgifter til ekstraordinære elevansættelser.

Uddannelsesplanen udarbejdes individuelt. Ansættelsestidspunktet følger ikke nødvendigvis de ordinære kontorelevers ansættelsestidspunkt.