Retningslinje for brug af betalingsløsninger
Hvis du skal købe en vare, kan du anvende flere forskellige betalingsløsninger. Her kan du læse, hvilke muligheder du har.
Formål
Retningslinjen har til formål at sikre, at alle indkøb af varer og tjenesteydelser i Haderslev Kommune sker på en økonomisk ansvarlig måde og i overensstemmelse med kommunens Indkøbs- og Udbudspolitik. Ved større indkøb – som fx køretøjer, større mængder elektronik eller møbler – anbefales det altid at tage kontakt til Udbud og Indkøb for rådgivning og støtte.
For at få mest muligt ud af kommunens indkøbsaftaler skal bestillinger foretages via det fælles indkøbssystem. Systemet er integreret med økonomisystemet, hvilket sikrer en effektiv og korrekt håndtering af betaling og bogføring. Ved varer og tjenesteydelser, der ikke er omfattet af en indkøbsaftale, kan driftsstedet selv beslutte, hvor det ønsker at købe.
Mange transaktioner – fx fra løn- og sociale systemer – bogføres automatisk. Bestilling, fakturakontrol og bogføring sker som udgangspunkt decentralt i organisationen.
Ved e-handel skal kommunens indkøbssystem altid anvendes.
Valg af betalingsløsninger i prioriteret rækkefølge
- Varer og tjenester, der er omfattet af en aftale, skal købes hos den aftalte leverandør.
- Indkøb skal foretages via kommunens e-handelsplatform, hvor det er muligt.
- Hvis en vare eller tjeneste ikke er omfattet af en aftale, kan et betalingskort bruges til betaling.
- Betalingskortet skal bruges i overensstemmelse med kommunens retningslinjer for betalingskort.
- Købekort kan bruges til indkøb af varer og tjenester, der ikke er omfattet af en aftale.
- Købekort skal bruges i overensstemmelse med kommunens retningslinjer for brug af købekort.
- Private udlæg bør kun foretages, hvis det ikke er muligt at bruge indkøbsaftaler, Eurocard eller købekort.
- Udlæg skal dokumenteres og godkendes i henhold til kommunens retningslinjer for privat udlæg.
Som medarbejder må man ikke handle i grænsebutikker på kommunens regning – sådanne køb er udelukkende for egen regning.
Kommunen kan ikke få refunderet den tyske moms, som fremgår af kvitteringen ved køb i Tyskland. Vi kan kun få refunderet dansk moms. Derfor bliver hele beløbet inkl. tysk moms en udgift for kommunen og skal bogføres som en udgift på art 40.
Lederens ansvar
- Sund økonomisk praksis: Hvis retningslinjerne ikke følges, er der risiko for, at indkøb ikke sker på en økonomisk ansvarlig måde. Det kan føre til, at budgetterne overskrides. Derfor er det vigtigt, at alle indkøb er nødvendige og holder sig inden for de fastsatte rammer, så du undgår økonomiske udfordringer.
- Overholdelse af udbudsregler: Hvis udbudsreglerne ikke overholdes, kan det medføre juridiske konsekvenser for kommunen. Det er derfor vigtigt at sikre, at alle indkøb følger de gældende regler og procedurer for udbud, så kommunen undgår bøder eller andre juridiske problemer.
- Habilitet: Der er risiko for interessekonflikter, hvis indkøb foretages hos nært beslægtede relationer. Det er vigtigt at undgå situationer, hvor personlige relationer kan påvirke beslutninger om indkøb, da dette kan skade kommunens omdømme og føre til mistanke om korruption.
Spørgsmål
Ved spørgsmål til større indkøb skal du kontakte Udbud og Indkøb på mail: udbud-indkob@haderslev.dk
Ved spørgsmål til retningslinjen skal du kontakte Intern Kontrol på mail: allni@haderslev.dk
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal
Kontakt Udbud og Indkøb
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal