Retningslinje for brug af købekort
Her finder du retningslinjen for brug af købekort i Haderslev Kommune. Købekortet må kun bruges til nødvendige indkøb, der vedrører kommunens aktiviteter og skal være godkendt af en budgetansvarlig leder.
Formål
Et købekort er et betalingskort, som udvalgte medarbejdere kan få udstedt af en butik, leverandør eller virksomhed – men kun hvis den budgetansvarlige leder har godkendt det.
Før du bruger købekortet, skal du altid tjekke, om du i stedet kan betale via EAN-nummer eller e-handel .
Kortet bruges til at købe varer, der er nødvendige for kommunens daglige arbejde. Det er vigtigt, at du kun bruger købekortet til indkøb, der direkte vedrører kommunens aktiviteter. Personlige køb er ikke tilladt. Som udgangspunkt skal alle køb med købekortet være aftalt med din nærmeste budgetansvarlige leder.
Sådan gør du
Når du handler med købekort, skal du gemme kvitteringerne for alle køb. Hvis kvitteringen ikke indeholder alle nødvendige oplysninger, kan du i stedet udfylde: Blanket for dokumentation af udlæg og køb på købekort (Word) og vedhæfte den i økonomisystemet.
Følgende skal huskes ved hvert køb
Der skal være en kvittering
Du skal notere:
- Formålet med købet
- Hvilket møde eller arrangement det var til
- Dato og beløb
- Din underskrift
Send dokumentationen til din administrative medarbejder, som sørger for at scanne og vedhæfte den til udbetalingen.
- Ved beløb over 1.000 kr. skal du lave en deltagerliste med for- og efternavn på alle ansatte i Haderslev Kommune, som deltager
- Hvis hele personalegruppen deltager, kan du nøjes med en samlet betegnelse, fx “Personalegruppen i Team 1”.
Hvis leverandøren automatisk sender en oversigt over indkøbte varer (fx pr. køb eller måned), behøver du ikke vedhæfte kvitteringer for hvert enkelt køb. Den ansvarlige leder kan i stedet:
- Lave et kort notat, der bekræfter, at oversigten er gennemgået og varerne er brugt i den daglige drift, eller
- Markere posteringen i “Posteringer på bilag” i Prisme og klikke på “Kontroller bilag”.
Hvis dit område bruger automatisk bogføring, bliver beløb under 1.000 kr. automatisk bogført af en robot.
Lederens ansvar
Den budgetansvarlige leder skal løbende – og mindst én gang i kvartalet – sikre, at der bliver lavet en uvildig kontrol af købene.
Som budgetansvarlig leder forventes du at være opmærksom på:
- Godkende udstedelse og brug af købekort
- Urigtige købekortudgifter for at opnå uberettiget privat indkøb
- Om der er vedlagt tilstrækkelig dokumentation for købet til at kunne verificere udgiften
- At brugen af købekortet er berettiget, eller om udgiften kunne være håndteret via andre og bedre egnede betalingsmetoder såsom EAN-nummer eller E-handel
- At udbetalinger til den udstedende virksomhed sker i samme regnskabsår som udgiften vedrører. Som udgangspunkt bør udgifter ikke konteres på tværs af regnskabsår
Eventuelle fejl eller uoverensstemmelser skal indberettes til Intern Kontrol ved Økonomi og Løn.
Intern Kontrol
Intern Kontrol laver jævnligt stikprøver for at sikre, at købekort bliver brugt korrekt og i overensstemmelse med retningslinjerne.
Hvis der opdages fejl eller uregelmæssigheder, bliver det meldt videre til den relevante budgetansvarlige leder og den ansvarlige chef.
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal