Retningslinje for private udlæg
Her kan du læse mere om håndtering af private udlæg i Haderslev Kommune. Hvis en medarbejder har betalt en arbejdsrelateret udgift, kan beløbet refunderes, hvis udgiften er nødvendig og dokumenteret.
Formål
Private udlæg betyder, at din medarbejder selv har betalt for en udgift, der er relateret til sit arbejde i Haderslev Kommune. Medarbejderen kan få pengene tilbage, hvis udgiften er nødvendig og direkte knyttet til en kommunal aktivitet.
Vigtigt at vide:
- Du skal så vidt muligt undgå at lave private udlæg.
- Hvis det alligevel er nødvendigt, skal det helst være aftalt på forhånd med din nærmeste leder, som har ansvar for budgettet. Udgiften skal være relevant og nødvendig for dit arbejde.
Hvis udlægget ikke opfylder disse krav, kan du ikke få det refunderet.
Retningslinjen beskriver krav og opmærksomhedspunkter i forbindelse med private udlæg.
Sådan gør du
Når en medarbejder har haft private udlæg, skal vedkommende sørge for at samle al nødvendig dokumentation. Det betyder, at medarbejdere skal gemme kvitteringer/dokumentation for udlægget inklusiv en:
- Beskrivelse af formål, arrangement, beløbet, cpr. nr. og dato
- Deltagerliste over personer omfattet af udlægget (For- og efternavn for ansatte ved Haderslev Kommune, mens alle andre deltagere kan benævnes som en gruppe)
Hvis disse oplysninger ikke allerede står på kvitteringen, skal du selv tilføje dem tydeligt og læsbart. Hvis det ikke er muligt, skal du i stedet udfylde blanket til dokumentation for udlæg og køb med købekort (Word) og vedhæfte den i økonomisystemet.
Når dokumentationen er på plads, kan medarbejderen få udlægget refunderet via økonomisystemet.
Leders ansvar
Som budgetansvarlig leder forventes du at:
- være opmærksom på udgifter, der virker unødvendige eller for høje, og som kan tyde på forsøg på uberettiget refundering
- tjekke, at der er tilstrækkelig dokumentation vedlagt – manglende oplysninger gør det svært at vurdere, om udgiften kan refunderes
- overveje, om udlægget kunne være håndteret på en bedre måde, fx via EAN-nummer eller E-handel, i stedet for at medarbejderen selv lægger ud
- sørge for, at udlæg bliver refunderet i det samme regnskabsår, som udgiften vedrører. Som udgangspunkt kan udgifter ikke refunderes på tværs af regnskabsår.
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal