Procedureretningslinje for proces ved organisationsændringer og større tilpasninger

Fra idé til planlægning

Når ideen er på plads, skal den struktureres, og det er vigtigt, at I husker at tænke MED-systemet, herunder arbejdsmiljøorganisationen, interessenter, kommunikationsopgaven, det politiske lag og meget mere med ind i processen. Herunder har vi listet de opgaver, der er i denne del af processen.

Den ansvarlige initiativtager

En forandring starter ofte med en idé og forankres hos den ansvarlige initiativtager. Det er den ansvarlige initiativtager, der har ansvaret for, at vejledningen for processen overholdes helt frem til implementeringen. 

Når I har ideen på plads, skal I vurdere ændringens omfang. Den kan placeres i en af de to kategorier; større organisationsændringer eller mindre organisationstilpasninger. 

Større organisationsændringer

Med en større organisationsændring står man over for en ændring med betydelige konsekvenser for MED-organisationen, medarbejdere eller drift. Det kan være ændringer i ledelse, flytning af funktioner, ændringer i arbejdssted eller ændringer i IT-systemer. 

Mindre organisationstilpasninger

Ved mindre organisationstilpasninger er der tale om en ændring med begrænset omfang og konsekvens. Det kan være justeringer i forbindelse med ændret lovgivning og mindre opgaveændringer.

Inddrag det rette MED-niveau

Hvis I skal lave organisationsændringer eller større tilpasninger, skal I altid inddrage det rette MED-niveau. 

Klik her og læs mere om MED-inddragelse i rammeaftalen (PDF). 

Hvis I er i tvivl om, hvilket niveau I skal inddrage, kan I altid kontakte HR på HR@haderslev.dk. 

Udarbejd interessentanalyse 

Inden I begynder på ændringerne eller tilpasningerne, skal I have dannet et overblik over, hvem det kommer til at berøre. Nogle vil være åbenlyse, mens andre måske påvirkes indirekte. 

Lav en interessentanalyse, hvor I ser på: 

• Hvem påvirkes?
• Hvem skal informeres?
• Hvem skal involveres?
• Er der særlige hensyn, der skal tages?

Udarbejd kommunikationsplan

Når I har styr på interessenterne, skal I have lavet en kommunikationsplan. 

I planen skal I beskrive, hvad I vil kommunikere om, til hvem, hvornår, hvordan/hvor der kommunikeres og hvem der gør det. 

Inddrag gerne Kommunikation tidligt i processen, så I sikrer at I bruger de rette kanaler og rammer alle interessenterne. Kontakt Kommunikation på kommunikation@haderslev.dk. 

Udarbejd sag til rette MED-niveau

Der skal udarbejdes en sag til rette MED-niveau. Overvej også, om der skal nedsættes en arbejdsgruppe til opgaven. Hvis ja, hvem skal deltage?

Udarbejd plan for høring

Beskriv, hvem der skal høres, hvad der skal sendes i høring, høringsperiode, hvordan høringssvar indsamles og behandles, samt hvordan resultaterne indgår i det videre beslutningsgrundlag.

Ideen konkretiseres

• Overvej konsekvenser i diverse systemer, fx lønsystem, IT-systemer, journal- og fagsystemer, økonomi- og vagtplanssystemer, herunder om medarbejdere med systemviden skal deltage i arbejdsgruppen.

• Personalemæssige forhold

  • Afdæk mulighed for omplacering, kompetenceudvikling eller behov for særlige hensyn

• Involver relevante interessenter/aktører, herunder de faglige organisationer

• Udarbejd udførligt materiale til MED-drøftelsen

  • Overvej herunder at gøre det overskueligt at forstå den ønskede ændring ved hjælp af fx tidslinje, organisationsdiagram (før/efter), procesdiagram og interessentoversigt.

Den ansvarlige initiativtager sikrer medarbejderinddragelse, som kvalificerer ideen og det kommende beslutningsgrundlag. 

Nedsæt en arbejdsgruppe til understøttelse af den videre proces, hvis I vurderer, at det er relevant. 

MED kvalificerer ideen og det kommende beslutningsgrundlag ud fra den udarbejdede sag fra tidligere. 

Dette trin afhænger af ændringens omfang. Ved større ændringer kan det ofte være nødvendigt med en ekstra MED-behandling.

Hvis der er behov for det, kvalificerer MED ideen og det kommende beslutningsgrundlag endnu engang, inden den næste fase igangsættes. 

Overvej, hvornår et relevant politisk udvalg eventuelt skal orienteres. 

Implementeringsgruppen bør bestå af medarbejdere fra relevant forvaltning og Stabene.

Implementeringsgruppen forholder sig til praktiske forhold, fx varslinger, justeringer i lønsystem, personaleprocesser, systemtilpasning, kommunikation, drift og opfølgning.

Endelig beslutning træffes på relevant ledelses- og/eller politisk niveau på baggrund af det kvalificerede beslutningsgrundlag, herunder input fra medarbejderinddragelse, MED-behandling og eventuel høring.

De besluttede ændringer gennemføres i overensstemmelse med implementeringsplanen. Relevante medarbejdere og interessenter inddrages og informeres, og der følges op på drift, arbejdsmiljø og eventuelle justeringsbehov.