Retningslinje for repræsentation og personalepleje

Formål

Retningslinjen går ud på, at Haderslev Kommune skal bruge penge på repræsentation og personalepleje på en ordentlig og gennemsigtig måde. Det betyder, at pengene skal bruges ansvarligt og i tråd med kommunens værdier. Målet er både at skabe gode rammer for medarbejdernes trivsel og samtidig sikre, at vi behandler borgernes skattepenge med respekt.

Afgrænsning

Retningslinjen handler om de situationer, hvor vi i Haderslev Kommune bruger penge på hinanden og på vores samarbejdspartnere. Det gælder for eksempel:

• Repræsentation: fx møder med samarbejdspartnere, hvor der serveres kaffe, frokost eller lignende
• Personalepleje: fx fødselsdage, sociale arrangementer, temadage eller seminarer
• Andre interne arrangementer, hvor der bliver brugt midler på medarbejdere eller gæster.

Et eksempel:
Hvis en afdeling holder en temadag med frokost og oplæg, skal udgiften dokumenteres og vurderes ud fra denne retningslinje.

Lederens ansvar

Som leder har du ansvar for, at pengene bruges rigtigt. Du skal især være opmærksom på:

• Er udgiften rimelig og nødvendig?

  Eksempel: En frokost til et heldagsseminar kan være passende, men en middag med vin til et kort møde er måske ikke.

• Kan du som leder forsvare rimeligheden i formål og beløbets størrelse?

• Er udgiften inden for budgettet?

Kontrol

• Den budgetansvarlige leder skal løbende holde øje med, hvordan midlerne bruges

• Intern Kontrol fra Økonomi og Løn laver stikprøvekontrol og kontrollerer dokumentationen

• Hvis du er i tvivl om, hvad der er korrekt, så spørg hellere én gang for meget end én gang for lidt.

Spørgsmål

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere en konkret situation, kan du altid kontakte:

• Din nærmeste leder

• Økonomi og Løn

• HR-afdelingen

De hjælper gerne med at sikre, at du handler i overensstemmelse med retningslinjerne.