Retningslinje for dokumentation ved afholdelse af reception

Notat til Udgiftsbilag

• Beskriv formålet med receptionen, f.eks. jubilæum, pensionering, åbning af ny facilitet osv.

• Angiv det forventede antal deltagere, så det er klart, hvor mange personer der blev inviteret og deltog.

• Noter dato og tidspunkt for receptionen.

• Angiv, hvor receptionen blev afholdt.

Godkendelse

• Sørg for, at receptionen er godkendt af den relevante leder eller afdeling. Dette skal dokumenteres skriftligt

• Indtast alle oplysninger og vedhæft dokumenter i kommunens økonomisystem for at sikre korrekt registrering og nem adgang ved revision.

• Dokumentationen skal være så fyldestgørende, at en efterfølgende revision kan gennemgå alle udgifter og sikre, at midlerne er brugt korrekt og ansvarligt.

• Sørg for, at alle dokumenter er let tilgængelige i økonomisystemet, så de kan findes og gennemgås ved behov.