Retningslinje for brug af MobilePay

• Alle afdelinger, der ønsker at anvende MobilePay, skal oprette en officiel MobilePay-konto i kommunens navn

• Kontoen skal være knyttet til en officiel e-mailadresse og bankkonto tilhørende Haderslev Kommune. Bankkontoen kan oprettes ved at tage kontakt til bank@haderslev.dk.

• MobilePay må kun anvendes til betalinger, der er godkendt af den relevante afdeling.

• Alle transaktioner skal dokumenteres og registreres i kommunens økonomisystem.

• I en rammeaftale med Jyske Bank er det aftalt, at når saldoen opnår et vist beløb, overføres pengene automatisk til en tilknyttet bankkonto i Jyske Bank.

• Adgang til MobilePay-kontoen skal være begrænset til autoriserede medarbejdere.

• MitID benyttes for at få adgang til bankkontoen.

• Der skal løbende foretages kontrol af MobilePay-transaktioner for at sikre korrekt anvendelse og forhindre misbrug

• Ved salg af fysiske varer, fx bøger, skal der foretages en simpel afstemning af indtægten for at sikre overensstemmelse mellem solgte enheder og registrerede betalinger

• Afstemning af indtægten

Eksempel:

Der er indkøbt 100 bøger til salg.

Ved opgørelse er der 25 bøger tilbage, hvilket betyder, at der er solgt 75 bøger.

Hvis salgsprisen pr. bog er fx 100 kr., skal den samlede indtægt via MobilePay være: 75 bøger × 100 kr. = 7.500 kr.

Denne indtægt skal kunne genfindes i MobilePay-transaktionerne og stemme med det beløb, der er overført til kommunens konto.

• MobilePay-kontoen skal løbende afstemmes for at sikre korrekt regnskabsføring.

• Eventuelle uregelmæssigheder skal straks rapporteres til Økonomi og Løn.