Retningslinjer for håndtering af kontanter
Her kan du læse mere om, hvordan du sikrer en ensartet og sikker håndtering af mønter og sedler i Haderslev Kommune.
Formål
Retningslinjen skal sikre, at kontanter – både mønter og sedler – bliver håndteret ensartet, korrekt og sikkert i Haderslev Kommune. Den gælder for alle afdelinger og institutioner, der håndterer kontanter i forbindelse med deres arbejde.
Generelle principper
- Kontanter bør kun anvendes, hvor elektroniske betalingsløsninger ikke er mulige
- Alle kontanttransaktioner skal dokumenteres og kunne afstemmes
- Kontanter skal opbevares og transporteres forsvarligt
- Der skal altid være to personer involveret i optælling og dokumentation.
Sådan gør du
Indsættelse af sedler fx ved brug af pengeautomatkort
Institutioner, der har behov for at indsætte sedler, kan benytte Jyske Banks Haderslev Filial, beliggende på Nørregade 22, Haderslev. Der er adgang til en pengeautomat i bankens indgangsparti, som kan benyttes døgnet rundt.
Til dette formål udstedes et særskilt pengeautomatkort (indbetalingskort), som kan anvendes af flere personer i institutionen. Kortet skal opbevares forsvarligt og kun benyttes af autoriserede medarbejdere.
Optælling og kontering i Prisme
-
Når du skal lave en optælling og kontering i Prisme kan vedhæftet blanket benyttes.
-
Blanketten udfyldes
-
Mønterne skal optælles manuelt eller ved brug af en mønttælle. Af sikkerhedsmæssige hensyn fastsættes et maksimumbeløb på 1.000 kr. pr. indlevering.
-
Optællingen skal udføres af to personer for at sikre korrekthed og forhindre fejl. Optællingen bekræftes ved underskrift.
-
Efter optællingen skal beløbet dokumenteres på vedhæftet skabelon og underskrives af begge personer.
-
Den originale blanket vedlægges posen med mønter. Blanketten vedhæftes som bilag til konteringen i Prisme.
-
Der oprettes en mellemregningskonto (pengeskabet) til at registrere transaktionen mellem pengeskabet og afdelingens indtægt. Blanketten vedhæftes som bilag til konteringen i Prisme.
Ved førstkommende lejlighed fragtes mønterne til Borgerservice på Rådhuset.
-
Modtagelse:
Når kolleger fra andre afdelinger end Borgerservice afleverer mønter, skal en medarbejder fra Borgerservice følge med ned til pengeskabet og stå for at åbne det. Herefter kvitterer Borgerservicemedarbejderen for modtagelsen over for den kollega, der afleverer mønterne.
-
Sikker opbevaring:
Mønterne skal opbevares i et sikkert pengeskab.
Kontakt Økonomi og Løn
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal