Retningslinje for oprettelse og lukning af bankkonti
Her kan du læse mere om, hvordan du opretter og lukker bankkonti i Haderslev Kommune.
Formål
Formålet med denne retningslinje er at sikre, at vi i Haderslev Kommune håndterer oprettelse og lukning af bankkonti på en tryg, korrekt og ensartet måde. Retningslinjen hjælper os med at holde styr på økonomien, skabe gennemsigtighed og sikre, at vi følger både lovgivningen og vores egne interne kontroller.
Sådan opretter du en bankkonto
-
En ny bankkonto må kun oprettes, hvis der er et sagligt og dokumenteret behov.
-
Oprettelse skal godkendes af Økonomi og Løn.
-
Kontoen skal oprettes i kommunens hovedbankforbindelse, medmindre andet er aftalt med Økonomi og Løn.
Den budgetansvarlige leder udarbejder en skriftlig anmodning med følgende oplysninger:
-
Formål med kontoen
-
Afdelingens navn og nummer
-
Beløbsgrænse inden overførsel til kommunens hovedbankkonto:
1. Mobilepaykonto: 50.000 kr.
2. Alm. bankkonti: 100.000 kr.
Afstemningsansvarlig udpeges og afstemningsinterval fastlægges (månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig)
-
Hvem skal have SE-adgang til kontoen i banken?
-
Kontaktperson
-
Underskrift af den budgetansvarlig leder
Anmodningen sendes til bank@haderslev.dk til videre foranstaltning.
Økonomi og Løn opretter kontoen i samarbejde med bankforbindelsen og sikrer korrekt registrering i økonomisystemet.
Den ansvarlige enhed informeres, når kontoen er aktiv og klar til brug.
Hvis der findes uregelmæssigheder ved stikprøvekontrollen, som lederen ikke umiddelbart kan forklare, skal lederen kontakte den økonomiske konsulent i Økonomi og Løn for vejledning.
Lukning af bankkonti
-
En konto skal lukkes, når den ikke længere er i brug.
-
Lukning skal ske hurtigst muligt for at undgå unødvendige omkostninger og risici.
Kontaktpersonen eller den afstemningsansvarlige medarbejder sender en skriftlig anmodning til Økonomi og Løn om at få kontoen lukket. Det kræver, at den budgetansvarlige leder har godkendt anmodningen.
Økonomi og Løn sikrer:
-
Kontoen bliver afstemt, så der ikke er udeståender.
-
Eventuelle restbeløb bliver overført til den relevante kommunale konto.
-
Kontoen bliver lukket både i banken og i kommunens økonomisystem.
Den ansvarlige enhed modtager en bekræftelse på, at kontoen nu er lukket.
Leders ansvar
-
At anmode om oprettelse eller lukning af kontoen og sikre, at kontoen bliver brugt korrekt.
-
At sørge for, at alle nødvendige oplysninger og godkendelser er på plads, når kontoen skal oprettes eller lukkes.
-
At sikre, at kontoen løbende bliver afstemt og brugt i overensstemmelse med kommunens retningslinjer.
Kontrol og tilsyn
Økonomi og Løn holder løbende øje med hele kommunens kontostruktur. Som en del af dette laver de hvert år en samlet gennemgang af alle aktive bankkonti for at sikre, at de fortsat er nødvendige, bliver brugt rigtigt og er korrekt afstemt.
Derudover omfatter kontrollen i denne retningslinje specifikt oprettelse og lukning af bankkonti:
-
Når en ny konto oprettes, tjekker Økonomi og Løn, at kontoen er sat rigtigt op, så den kan afstemmes korrekt.
-
Når en konto skal lukkes, sikrer Økonomi og Løn, at kontoen er fuldt afstemt. Når det er på plads, bliver kontonavnet opdateret med “lukket”, og kravet om afstemning fjernes.
Denne kontrol udføres én gang årligt på baggrund af et samlet udtræk over afstemningsstatus for alle statuskonti.
Ud over dette er der også en løbende kontrol af de almindelige afstemninger, som gælder for alle aktive bankkonti, også dem der netop er blevet oprettet.
Spørgsmål
Ved spørgsmål til oprettelse eller lukning af bankkonti kan bank@haderslev.dk kontaktes.
Ved spørgsmål til retningslinjen kontaktes allni@haderslev.dk fra Intern Kontrol i Økonomi og Løn.
Kontakt Økonomi og Løn
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal