Retningslinje for moms ved køb i udlandet
Retningslinjen hjælper dig med at identificere den korrekte momstype ved køb i udlandet. Den forklarer desuden, hvordan du bogfører korrekt i Prisme365.
Formål
Retningslinjen hjælper dig med at identificere den korrekte momstype ved køb i udlandet, det vil sig om der er tale om dansk moms, omvendt betalingspligt eller importmoms.
Når der anvendes dansk moms, kan vi altid opnå fradrag, mens udenlandsk moms – for eksempel tysk moms – aldrig er fradragsberettiget. Tysk moms skal bogføres på art 40. Retningslinjen forklarer desuden, hvordan du bogfører korrekt i Prisme365.
Overordnede principper
Den medarbejder, der står for indkøbet, skal som udgangspunkt forsøge at købe varer og ydelser i Danmark. Hvis det ikke er muligt, bør næste mulighed være at købe inden for EU – og først derefter uden for EU.
Denne rækkefølge gør processen nemmere, fordi indkøb uden for Danmark medfører ekstra trin og større kompleksitet, især når det gælder moms og bogføring.
Bogføring
Når du bogfører et køb i udlandet, er der nogle ting, du skal være opmærksom på. Start med at se, om leverandøren kommer fra et EU-land eller et land uden for EU. Tjek dernæst om fakturaen indeholder moms – og hvilken type der er tale om. Det er også vigtigt at vurdere, om du køber en vare eller en ydelse, da det har betydning for, hvordan momsen håndteres.
Når du har konteret fakturaen, skal du sende bilagsnummeret til Økonomi og Løn. I emnefeltet skriver du: Moms, bilagsnummeret, leverandørens navn og ”Omvendt betalingspligt”.
Alle køb i udlandet skal altid ske i Haderslev Kommunes navn og med kommunens SE-nummer: 29 76 50 81.
Det er vigtigt, at fakturaen altid modtages uden moms, så husk at tjekke dette, når du modtager fakturaen.
Reglerne afhænger blandt andet af:
- om der er tale om varer eller ydelser
- om købet foretages af en virksomhed eller en privatperson
- om købet sker i et EU-land eller i et land uden for EU
Når du køber varer eller tjenesteydelser i udlandet, gælder der nogle særlige momsregler. Skattestyrelsen beskriver og opdaterer løbende disse regler på SKAT.dk
Når kommunen køber varer eller tjenesteydelser i udlandet, skal der betales moms efter samme sats, som hvis købet var foretaget i Danmark. Der skelnes mellem køb inden for EU og køb uden for EU, og reglerne beskrives nærmere i de efterfølgende afsnit.
Sådan gør du
Faktura med dansk moms
- Når du modtageren faktura, skal du tjekke, om leverandøren er momsregistreret i Danmark. Det kan du se ved, om deres SE‑nummer starter med DK. Du kan kontrollere det ved at søge på firmanavnet på SKATs hjemmeside og tryk på søg. Husk kun at indtaste selve firmanavnet, så får du det mest præcise resultat.
- Hvis faktura er med dansk moms, så skal du bogføre købet som et almindeligt dansk køb med moms.
Hvis leverandøren ikke er dansk momsregistreret, skal du gøre følgende:
-
Bogfør fakturaen på en art 40.
-
Send bilagsnummeret til Økonomi og Løn (MSLP@haderslev.dk), når fakturaen er konteret. Noter følgende i emnefeltet: Moms, ”Bilagsnummeret”, ”Leverandøren”, Omvendt betalingspligt.
-
På baggrund af fakturaen bogfører Økonomi og Løn momsen, når der er tale om omvendt betalingspligt.
OBS:
Dansk moms må kun fremgå, hvis leverandøren er momsregistreret i Danmark. Ellers er det en fejl.
Eksempler:
En hollandsk leverandør sender en faktura med et DK‑SE‑nummer og 25 procent moms. Fakturaen bogføres som et dansk køb.
En tysk webshop opkræver 25 procent moms og har ikke et DK‑SE‑nummer. Fakturaen bogføres som art 40, tjenesteydelser uden moms. Fakturaen sendes derefter til Økonomi og Løn. Økonomi og Løn udfører den videre bogføring.
- Husk at skrive bilagsnummeret eller kontostrengen skrives på konteringen.
Faktura uden moms (omvendt betalingspligt)
Hvis faktura er uden moms skal du gøre følgende:
-
Købet skal konteres ind på art 40
-
Når fakturaen er konteret, sender du bilagsnummeret i en mail til mslp@Haderslev.dk i Økonomi og Løn. I emnefeltet skal du notere "Moms", "Bilagsnummeret", "Leverandøren" og "Omvendt betalingspligt"
- På baggrund af fakturaen bogfører Økonomi og Løn momsen, når der er tale om omvendt betalingspligt
-
Told er ikke moms, men en udgift og må ikke bogføres som købsmoms.
-
Send dokumentation for momsfradrag (importangivelsen fra speditøren eller SKAT).
- Brug Haderslev Kommunes SE‑nummer til EU‑køb: 29 76 50 8
Eksempler:
IT-afdelingen køber software fra Frankrig uden moms (bogfør på art 40). Økonomi og Løn bogfører momsen
HR tilmelder sig kursus fra Spanien uden moms (bogfør på art 40). Økonomi og Løn bogfører momsen
Der skal betales dansk moms (importmoms), når du køber varer eller ydelser i lande uden for EU.
I nogle tilfælde skal du også betale told. Told beregnes af SKAT og er en ekstra udgift, du skal medregne. Overvej derfor altid, om der faktisk er en besparelse ved at købe i udlandet sammenlignet med at købe en tilsvarende vare i Danmark.
Husk også at tjekke kommunens indkøbsaftaler, før du handler i udlandet.
Køb af varer og tjenesteydelser
-
Købet skal konteres ind på art 40
-
Send herefter fakturaen (husk at notere bilagsnummeret eller kontostrengen på konteringen) samt opkrævningen på Importmoms og eventuel TOLD til mslp@haderslev.dk i Økonomi og Løn.
Eksempel:
IT bestiller tablets i USA. Speditøren sender en faktura med importmoms. Bogfør leverandørens faktura på art 40. Send speditørens faktura med importmoms til mslp@haderslev.dk.
-
Husk at skrive bilagsnummer eller kontostreng på konteringen.
Handling |
Medarbejder |
Økonomi og Løn |
|
Modtage og kontrollere faktura |
x |
|
|
Vurdere moms og land |
x |
|
|
Bogføre regning (uden moms) |
x |
|
|
Bogføre moms (omvendt eller import) |
x |
|
|
Vælge korrekt art/konto |
x (efter vejledning) |
x |
Har du brug for hjælp?
Kontakt Økonomi og Løn (MSLP@haderslev.dk), hvis du er i tvivl om:
- Hvordan du bogfører korrekt i Prisme365
- Hvilken momstype der gælder
- Valg af korrekt konto/art
- Om der skal anvendes omvendt betalingspligt
Kontakt Økonomi og Løn
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal