Retningslinje for håndtering af forskudskasser
Her kan du læse mere om, hvordan forskudskasser håndteres korrekt, så du er med til at sikre kommunens mål om at begrænse brugen af kontanter samt fremme digitale og sporbare betalingsformer.
Formål
Denne retningslinje skal hjælpe os med at håndtere forskudskasser på en enkel og ensartet måde i Haderslev Kommune. Vi bruger kun kontanter, når der er et klart og dokumenteret behov, og når det ikke er muligt at betale elektronisk. Samtidig støtter retningslinjen vores fælles mål om at begrænse brugen af kontanter og i stedet vælge digitale og sporbare betalingsformer, der gør arbejdet både nemmere og mere sikkert.
Overordnede principper
Forskudskasser bør ikke etableres, medmindre der er et klart og dokumenteret behov. Eksisterende forskudskasser bør afvikles, hvis de ikke længere er nødvendige.
En forskudskasse må kun oprettes, hvis:
- Der er behov for kontanter til specifikke formål.
- Elektroniske betalingsmidler (Visa Debit kort, EuroCard eller MobilePay) ikke er anvendelige.
- Der er etableret klare procedurer for kontrol og dokumentation.
Sådan gør du
-
Den budgetansvarlige leder sender en e-mail til bank@haderslev.dk med anmodning om oprettelse af en forskudskasse samt en begrundelse for behovet.
-
Når anmodningen godkendes, oprettes der en separat bankkonto, som udelukkende må anvendes til formål relateret til forskudskassen.
-
Den budgetansvarlige leder skal årligt vurdere, om forskudskassen fortsat er nødvendig.
Når du skal oprette en forskudskasse skal følgende roller udpeges:
|
Rolle
|
Ansvar
|
|
Kasseansvarlig |
Daglig håndtering af kontanter og bilag. Skal sikre korrekt opbevaring og registrering. |
|
Bankansvarlig |
Ansvarlig for afstemning af bankkontoen og for at sikre, at den samlede beholdning ikke overstiger det fastsatte maksimum. |
|
Budgetansvarlig leder |
Har det overordnede ansvar for, at forskudskassen håndteres i overensstemmelse med retningslinjen, herunder kontrol og opfølgning. |
Forskudskassen må kun anvendes til arbejdsrelaterede udlæg, hvor elektronisk betaling ikke er mulig.
Tilladte udgifter (eksempler):
- Porto og forsendelser
- Småindkøb til kontor eller drift. Det kan fx være køb på Torvet eller aftale med landmand (hvor vi får en kvittering), hvor brug af elektronisk betalingsmiddel eller indkøbsaftale ikke er en muligt.
- Transportudgifter (fx busbilletter, broafgift).
Ikke tilladte udgifter (eksempler):
- Private køb
- Gaver eller repræsentation
- Udbetaling af løn, honorarer eller diæter
- Udgifter uden dokumentation
- Udgifter, der kunne være betalt med kommunens betalingskort eller via faktura.
-
Kontanter skal opbevares i låst pengekasse eller pengeskab, kun tilgængelig for udpegede medarbejdere.
-
Den samlede beholdning (kontanter + bankkonto) må ikke overstige det fastsatte maksimum, som typisk er 2.000 kr., medmindre andet er aftalt.
-
Bankkontoen må kun anvendes til forskudsrelaterede udlæg og skal bogføres korrekt i økonomisystemet (Prisme365) af det relevante driftssted.
Alle udlæg skal dokumenteres med originale bilag (kvittering eller faktura). Hvert bilag skal påføres:
-
Dato for køb
-
Beløb
-
Formål med udgiften
-
Navn på den, der har foretaget købet
Der skal føres en kontantkladde eller et elektronisk regneark, hvor alle bevægelser registreres med:
-
Startsaldo
-
Indbetalinger og udbetalinger
-
Løbende saldo
-
Reference til bilag
Der skal foretages månedlig afstemning af:
-
Kontantbeholdningen
-
Bankkontoens saldo
-
Bilag og registreringer
Afstemningen skal underskrives af både kasseansvarlig og bankansvarlig.
Hvis der er behov for opfyldning af forskudskassen:
-
Fremsend kopi af bilag, kontantkladde og afstemning til Økonomi & Løn.
-
Økonomi & Løn overfører nyt beløb til bankkontoen.
-
Den budgetansvarlige leder skal foretage kvartalsvis stikprøvekontrol af bilag, registreringer og afstemninger.
-
Intern Kontrol i Økonomi og Løn fører tilsyn og kan foretage kontrolbesøg
-
Ved afvigelser eller uregelmæssigheder skal dette straks rapporteres til Intern Kontrol i Økonomi og Løn
Ved nedlæggelse af forskudskassen skal:
-
Alle bilag være afregnet
-
Kontant- og kontobeholdning tilbageføres
-
Afsluttende afstemning og dokumentation udarbejdes og vedlægges afstemningen i Prisme.
Lederens ansvar
Det er lederens ansvar at:
- sikre, at alle relevante medarbejdere er bekendt med retningslinjen og følger den.
- arbejde aktivt for at minimere brugen af kontanter og fremme elektroniske betalingsformer.
- sikre, at der sker rettidig og korrekt afstemning af både kontantbeholdning og bankkonto.
- rapportere eventuelle fejl, mangler eller mistanke om uregelmæssigheder til Økonomi & Løn.
Derudover er leder ansvarlig for at foretage kvartalsvis stikprøvekontrol af bilag, registreringer og afstemninger. Ved afvigelser eller uregelmæssigheder skal dette straks rapporteres til Intern Kontrol i Økonomi & Løn.
Kontakt Økonomi og Løn
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal