Onboarding

I tiden mellem at kontrakten er skrevet under og til den nye kollega starter, er det en god idé at holde kontakten med den nye medarbejder. 

Det kan I eksempelvis gøre ved at sende en mail, som fortæller, at I glæder jer til at vedkommende starter og vedhæfter følgende dokumenter, som man evt. kan læse op på, inden opstart: 

• Haderslev Kommunes organisationsgrundlag (PDF)

Brug af Evovia som tjekliste

Det er den ansættende leders ansvar at få oprettet den nye medarbejder i Evovia. Her inde kan I vælge ”Onboarding-modulet”. Herefter starter I et onboardingforløb med den nyansatte medarbejder.
Her får du adgang til tjekliste og skabeloner til onboarding-samtaler. Samtalerne får du påmindelser om direkte i din indbakke. Husk også selv at planlægge dem i jeres kalendere og booke lokaler til samtalerne.

Giv din nye medarbejder en god velkomst på dagen. Start gerne med lidt morgenbrød og kaffe, hvor medarbejderen kan hilse på kollegerne.

Giv derefter medarbejderen de vigtigste, lokale informationer om arbejdspladsen. 

Det indebærer:

• En rundvisning på adressen
• Et møde med dig, hvor I gennemgår introplanen og onboardingforløbet

Afslut dagen med et kort møde mellem den nye medarbejder og nærmeste leder. Her har lederen mulighed for at høre om dagen og sikre, at den nye medarbejder er blevet taget godt imod. Denne samtale er der ikke et spørgeskema til i Evovia. 

De første 14 dage er vigtige for medarbejderens grundlæggende fornemmelse af arbejdspladsen.

Sørg for at følge introplanen, så medarbejderen bl.a. bliver introduceret til fx:

• Egne opgaver
• IT-systemer
• Arbejdstider og evt. lønapp 
• Ergonomi og fysisk arbejdsmiljø
• Retningslinje ved sygefravær

Lederens opgave

Afhold samtale med din nye medarbejder efter 1 uge. Log ind i Evovia og brug skabelonen derfra til samtalen. Den nye medarbejder skal udfylde skemaet før samtalen. 

I løbet af de første 3 måneder begynder den nye medarbejder at tilpasse sig og blive klar til at orientere sig bredere ud i organisationen.

De første indtryk har lagt sig, og din medarbejder er klar til at dykke dybere ned i organisationen – både i forhold til systemer, opgaver, samarbejdspartnere og sammenhængskraft.

Det er også nu, din nye medarbejder tager Acadrekursus og GDPR-kursus i det omfang, det er relevant.

Lederens opgave

Afhold samtale med din nye medarbejder efter 1 måned. Log ind i Evovia og brug skabelonen som afsæt for samtalen.

Afhold også samtale med din nye medarbejder efter 3 måneder (inden for prøvetiden). Log ind i Evovia og brug skabelonen som afsæt. 

Det første år af jeres nye medarbejders ansættelse er her, hvor vedkommende har god mulighed for at lande godt i sit nye job, få godt, fagligt fodfæste og gode relationer på arbejdspladsen. 

Medarbejderen er godt på vej ombord og er formentlig allerede i fuld gang med at udfylde sin plads og sin rolle i organisationen. 

Lederens opgave

Ud over den daglige, uformelle dialog sørg da for at holde en samtale med medarbejderen efter 6 måneder, hvor I fokuserer på lederens trivsel og resultater og igen, når der er gået et år. Du finder skabelonen til samtalen i Evovia. Medarbejderen skal udfylde skemaet inden samtalen.  

Som nærmeste leder understøtter du fortsat din medarbejders trivsel, præstation og udvikling ved at holde fast i en løbende dialog.

I tiden mellem at kontrakten er skrevet under og til den nye leder starter, er det en god idé at holde kontakten ved lige.

Det kan I eksempelvis gøre ved at sende en mail, som fortæller, at I glæder jer til at vedkommende starter og vedhæfter følgende dokumenter, som man evt. kan læse op på, inden opstart: 

• Haderslev Kommunes organisationsgrundlag (PDF)

Brug af Evovia som tjekliste

Det er den ansættende leders ansvar at få oprettet den nye medarbejder i Evovia. Her inde kan I vælge ”Onboarding-modulet”, hvor I starter et onboardingforløb med den nyansatte leder.
Her får du adgang til tjekliste og skabeloner til onboardingsamtaler. Samtalerne får du påmindelser om direkte i din indbakke. Husk også selv at planlægge dem i jeres kalendere og booke lokaler til samtalerne.

Giv din nye leder en god velkomst på dagen. Start gerne med lidt morgenbrød og kaffe, hvor medarbejderen kan hilse på deres nye leder.

Giv derefter medarbejderen de vigtigste, lokale informationer om arbejdspladsen. 

Det indebærer:

• En rundvisning på adressen
• Et møde med den nærmeste leder, hvor I gennemgår introplanen og onboardingforløbet.

Afslut dagen med et kort møde mellem den nye medarbejder og nærmeste leder. Her har lederen mulighed for at høre om dagen og sikre, at den nye medarbejder er blevet taget godt imod. Denne samtale er der ikke et spørgeskema til i Evovia. 

Fælles introduktion til alle nye ledere

Alle nye ledere bliver også inviteret til et fælles onboardingforløb på to formiddage, hvor de introduceres til kerneopgaverne i deres ledelse af fællesstabene. Forløbet afholdes fire gange i året og lederen indkaldes direkte i kalenderen. Hvis lederen mod forventning ikke modtager indkaldelsen, kan I kontakte HR på HR@haderslev.dk. 

De første 14 dage er vigtige for jeres nye lederens grundlæggende fornemmelse af arbejdspladsen.

Sørg for at følge introplanen, så medarbejderen bl.a. bliver introduceret til fx:

• Egne opgaver og ledelsesrum
• IT-systemer
• Ledelsestilsyn
• Arbejdstider og evt. lønapp 
• Ergonomi og fysisk arbejdsmiljø
• Retningslinje ved sygefravær

Nærmeste leders opgave

Afhold samtale med din nye leder efter en uge. Log ind i Evovia og brug skabelonen derfra til samtalen. Den nye leder skal udfylde skemaet før samtalen. 

I løbet af de første 3 måneder begynder den nye leder at tilpasse sig og blive klar til at orientere sig bredere ud i organisationen.

De første indtryk har lagt sig, og din medarbejder er klar til at dykke dybere ned i organisationen – både i forhold til systemer, strategier, opgaver, samarbejdspartnere og sammenhængskraft.

Det er også nu, din nye medarbejder tager Acadrekursus og GDPR-kursus i det omfang, det er relevant.

Nærmeste leders opgave

Afhold samtale med din nye leder efter 1 måned. Log ind i Evovia og brug skabelonen som afsæt for samtalen.

Afhold også samtale med din nye leder efter 3 måneder (inden for prøvetiden). Log ind i Evovia og brug skabelonen som afsæt. 

Det første år af jeres nye leders ansættelse er her, hvor vedkommende har god mulighed for at lande godt i sit nye job, få godt, fagligt fodfæste og gode relationer på arbejdspladsen. 

Lederen er godt på vej ombord og er formentlig allerede i fuld gang med at udfylde sin plads og sin rolle i organisationen. 

Nærmeste lederes opgave

Ud over den daglige, uformelle dialog sørg da for at holde en samtale med den nye leder efter 6 måneder, hvor I fokuserer på lederens trivsel og resultater og igen, når der er gået et år. Du finder skabelonen til samtalen i Evovia. Den nye leder skal udfylde skemaet inden samtalen.  

Som nærmeste leder understøtter du fortsat din nye leders trivsel, præstation og udvikling ved at holde fast i en løbende dialog.