Håndbog til kontorelever

Når du er kontorelev hos Haderslev Kommune, kan du forvente, at du får: 

• en spændende og alsidig uddannelse med selvstændige arbejdsopgaver
• mulighed for at sætte dit præg på uddannelsen
• et velfungerende netværk af uddannelsesansvarlige
• et godt elevsammenhold i en aktiv elevgruppe, der har mindst 2 årlige sociale arrangementer 
• et godt arbejdsmiljø
• spændende fremtidsmuligheder med mulighed for videreuddannelse

Fra de uddannelsesansvarlige og den elevansvarlige kan du forvente, at de:

• kender dine forudsætninger
• kender formålet med din uddannelse
• giver dig opgaver i forhold til din praktikplan
• tager rollen som oplærings-/elevansvarlig som en udfordring
• er medansvarlige for, at du føler dig tryg i arbejdet og blandt dine nye kollegaer
• er bevidste om deres ansvar over for dig
• er åbne og ærlige
• fortæller dig, hvor du kan få hjælp og støtte i dit elevforløb.

Når du er færdiguddannet kontorelev, skal du kunne udføre arbejdsopgaver og beherske metoder inden for de administrative hovedområder i en offentlig virksomhed, det være sig inden for enten det kommunale, regionale eller det statslige område.

Du skal kunne udvise initiativ, selvstændighed, samarbejdsevne, kreativitet og evne til at rådgive og kommunikere, herunder om anvendelsen af IT på den offentlige arbejdsplads over for borgere og brugere.

Under uddannelsen opnår du konkret kendskab til, hvordan man på praktikstedet søger at omsætte beslutninger til praksis i en politisk styret offentlig virksomhed.

Du opnår desuden viden om, hvordan man tværorganisatorisk løser praktikstedets opgaver.

Under din uddannelse skal du beskæftige dig med arbejdsopgaver inden for områder som:

• kommunikation og korrespondance
• administration og sagsbehandling
• budget og regnskab
• personale- og lønadministration
• strategisk udvikling og handlingsplaner

I løbet af de to år du er elev, skal du 15 uger på skole og afslutte med at skrive fagprøve. 

Uanset specialet og uddannelsesstedet vil uddannelsen give dig mulighed for at søge arbejde, i såvel den offentlige som den private sektor efter endt uddannelse – eller mulighed for at læse videre. 

Du kan finde oplysninger og læse bekendtgørelsen om uddannelsen ”kontoruddannelse med specialer” på Uddannelsesguiden.dk

Dine nye kolleger står parat til at give dig en god uddannelse og forventer til gengæld, at du

• er bevidst om formålet med den praktiske del af elevuddannelsen og arbejder målrettet mod det
• er bevidst om din elevrolle og udnytter de muligheder, der er for læring
• tager et medansvar for et godt elevforløb
• løser dine opgaver med omhu og siger til og fra i ukendte situationer
• er serviceminded
• er åben og ærlig
• er interesseret, engageret og indstillet på selv at opsøge udfordringer og arbejdsopgaver
• er bevidst om, at du repræsenterer Haderslev Kommune ved borgeres henvendelse telefonisk eller ved personligt fremmøde
• overholder din tavshedspligt
• kontakter din uddannelsesansvarlige eller elevansvarlige, hvis du oplever problemer på arbejdspladsen.

Inden din tiltrædelse er der blevet udarbejdet en uddannelsesaftale, som både du selv, Haderslev Kommune og IBC har underskrevet. IBC har godkendt Haderslev Kommune som praktiksted.

De første tre måneder af ansættelsen betragtes som en gensidig prøvetid, hvor såvel Haderslev Kommune som eleven kan opsige uddannelsesaftalen uden varsel. Efter prøvetiden kan aftalen normalt ikke opsiges.

Hvis der sker forsinkelser i uddannelsen, fx som følge af barselsorlov, skal der laves en tillægsaftale til uddannelsesaftalen.

Hver elev får udarbejdet en individuel praktikplan, der har til formål at skabe overblik over elevens uddannel-sesforløb. Den skal sikre at eleven når målene for uddannelsen og være med til at skabe sammenhæng mellem skoleophold og praktisk læring.

Praktikplanen giver dig ligeledes et overblik over, hvilke opgaver du vil komme til at stifte bekendtskab med under din uddannelse.

Uanset hvilken afdeling du er tilknyttet, vil der normalt være nogle opgaver uden for din afdeling, fx som vidne ved borgerlige vielser og i forbindelse med kommunal- og folketingsvalg. Disse opgaver koordineres af Bor-gerservice. Desuden vil du som 2.års elev få mulighed for at deltage ved rekrutteringen af nye elever.

I løbet af din elevtid skal der afholdes fire evalueringssamtaler. Samtalerne holdes mellem dig og din uddannel-sesansvarlige. Eventuelt kan den elevansvarlige deltage. Samtalerne handler om, hvordan den foregående periode er gået, hvilke mål der er for den kommende periode, og I gennemgår praktikplanen for at følge op på, hvilke opgaveområder du har arbejdet med og hvad du evt. mangler. 

Den første evalueringssamtale finder sted inden for de første tre måneder af din ansættelse og er en prøvetids-samtale, hvor vi følger op på, hvordan den første tid er forløbet.

I løbet af de to års elevtid skal du på 15 ugers skoleophold på IBC (Aabenraa eller Kolding). De 15 uger er fordelt på tre skoleperioder og en fagprøve. På skoleopholdene har du forskellige fag, som du vil kunne relatere til dit daglige arbejde i kommunen. Undervisningsformen er bl.a. gruppe- og projektarbejde, individuelt arbejde og learning-by-doing. Alle skoleperioderne afsluttes med et gruppe- eller individuelt projekt, og du får karakterer ud fra de fire specialefag: Kommunikation, Lovgivning, Politik & Økonomi og Organisation & Samarbejde.

Du har i løbet af skoleperioderne forskellige lærere. Nogle af lærerne har du til alle skoleperioderne og andre kun i få timer. Af og til får I besøg af nogle foredragsholdere, som kan debattere med jer om et aktuelt emne på skoleperioden. Der vil være elever fra stat, region og kommune, og I kender derfor ikke nødvendigvis hinanden i forvejen.

Det er IBC, som planlægger skoleperioderne, og du vil i begyndelsen af din elevtid modtage et link til Lectio.dk, hvor du hele tiden vil kunne se dine skoleperioder. 

Du vil normalt også kunne vælge nogle valgfag, bl.a. en studietur til Bruxelles. IBC sender nærmere besked om det umiddelbart efter din tiltrædelse. Hvis du er i tvivl om, hvilke valgfag du skal vælge, kan du snakke med din uddannelsesansvarlige eller den elevansvarlige om det. På IBC’s hjemmeside og i denne video kan du finde uddybende information om de forskellige valgfag. 

Visse fag kan vælges på akademi-niveau. Det betyder, at faget giver merit til bl.a. Kommunom-uddannelsen, 
som er en efteruddannelse for kontorassistenter i det offentlige. Eksamen i akademifag ligger efter den afsluttende fagprøve, uanset hvornår undervisningen har fundet sted.

Antallet og varigheden af valgfag og skoleophold afhænger af, om du er på ”gammel” eller ”ny” ordning. Gammel ordning gælder for elever med en HG som adgangsgivende eksamen. HG ophørte i 2015 og blev udfaset fra og med 2017. Ny ordning gælder for øvrige elever. Hvis du er på ”gammel ordning” får du færre valgfag end på ny ordning, du kan ikke selv vælge valgfag – de tilrettelægges af IBC, til gengæld får du lidt længere tid til at skrive fagprøven. IBC kan vejlede om, hvad der gælder for dig.

Uddannelsen afsluttes med en fagprøve, som vurderes ud fra de opnåede faglige, generelle og personlige kvalifikationer. Fagprøven består af et skriftligt projekt og en mundtlig eksamen i maj/juni det sidste år af uddannelsen. På den nye ordning har man 5 skrivedage inkl. eksamensdagen og på den gamle ordning har man 10 skrivedage inkl. Eksamensdagen. I forbindelse med det mundtlige forsvar af fagprøve, har du fri på eksamens-dagen og dagen før, hvis dette er en hverdag.

Efter gennemført uddannelse vil du modtage et uddannelsesbevis fra IBC.

Elevgruppen består af alle kontorelever og IT-supportelever. Normalt er der 3-4 kontorelever på hver årgang samt 1-2 IT-supportelever.

Gruppen mødes ca. hver anden måned sammen med den elevansvarlige. Til møderne snakker vi om, hvad der er sket siden sidst, hvordan det går i afdelingerne, og om der er noget, vi gerne vil have ændret. Det går på skift mellem eleverne, hvem der booker lokale og deltagerne, laver dagsorden og efterfølgende skriver referat (se næste side). På denne måde lærer eleverne lidt om at have overblik og hvad det vil sige at have ansvar for en opgave.

Derudover spiser eleverne frokost sammen ind imellem, og der er to sociale arrangementer om året som Haderslev Kommune giver tilskud til: En introtur umiddelbart efter at de nye elever er tiltrådt i september, og et 1-dages arrangement i løbet af det næste forår. Eleverne arrangerer selv disse aktiviteter, som bidrager til et godt fællesskab og sammenhold i elevgruppen.

Du er selv med til at skabe et godt fællesskab og netværk i elevgruppen. Hold gerne kontakt til de andre elever ud over de faste arrangementer, brug hinanden til sparring om skoleopgaver, om jeres daglige opgaver på praktikstedet osv. Tag selv initiativ til sociale aktiviteter, fx en gåtur i frokostpausen, en cafétur efter fyraften el.lign. Elever, som er på barsel, inviteres med til sociale aktiviteter, så de har muligheden for at holde kontakt til elevgruppen og arbejdspladsen.

I årshjulet nedenfor ses cirka-tidspunkter for de forskellige aktiviteter omkring elevgruppen. En række aktiviteter er fælles for kontorelever og IT-supportelever, såsom elevmøder, fælles frokost, udflugter og intro-arrangementer. For nogle aktiviteter er angivet, hvem der er ansvarlig for planlægningen.