Automatisk sletning i Outlook træder i kraft

Fra den 15. april hjælper Outlook dig automatisk med at få ryddet op i gamle mails. Oprydningen sker i to mapper:

• Slettet post: Mails, der er ældre end 1 år, bliver løbende automatisk slettet
• Sendt post: Mails, der er ældre end 3 år, bliver løbende automatisk slettet

Initiativet kommer fra Styregruppen for Digital Fremtid, som med ændringen ønsker at forbedre datakvaliteten i vores systemer og samtidig reducere behovet for manuelt oprydningsarbejde.

Sletningen sker ikke på én gang

Det er vigtigt at være opmærksom på, at Outlook ikke sletter alle gamle mails med det samme.

Systemet skal først gennemgå store datamængder, og derfor kan der gå noget tid, før alle relevante mails er behandlet.

• Du kan derfor opleve, at ældre mails først forsvinder løbende over de kommende dage/uger.

Hvad skal du være opmærksom på?

• Din Indbakke ændres ikke, og mapper du selv har oprettet, bliver heller ikke berørt — medmindre de ligger under Sendt post eller Slettet post.
• Hvis du tidligere har haft vigtige mails, der er ældre end x år i Sendt post eller Slettet post, kan de nu blive slettet i takt med systemets gennemgang.
• Tjek om du har mails med opgaver, beslutninger eller andet journaliseringspligtigt indhold, som burde være journaliseret i dit fagsystem eller i Acadre.

Hvis du skal flytte eller slette mange mails, anbefaler vi at bruge Outlook i browseren, da det går væsentligt hurtigere end at gøre det via Citrix. Klik her for at åbne Outlook i din browser.

Har du spørgsmål eller brug for hjælp?

Hvis du oplever udfordringer eller har brug for hjælp, kan du oprette en sag til IT i Serviceportalen — så hjælper vi dig videre.