Retningslinje for bogføringsprocessen
Her kan du læse om mere om bogføringsprocessen og få indsigt i, hvordan en korrekt og effektiv bogføring bør foregå.
Formål
Retningslinjen har til formål at sikre, at bogføringen i kommunen foregår korrekt og effektivt og i overensstemmelse med kommunens økonomiske politikker og retningslinjer.
I Haderslev Kommune bruger vi økonomisystemet Prisme365 fra Fujitsu til bogføring. En undtagelse er driftsafdelingen under Teknik og Klima, som anvender Navision.
Sådan gør du
- Det er den budgetansvarlige leder, der bestemmer, hvem der må foretage køb af varer og
tjenesteydelser - Indkøb skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik, herunder
anvendelse af indkøbsaftaler og e-handel - Bestilleren skal oplyse EAN-nummer, bogføringskonto og personreference.
- Den medarbejder, der modtager varen, er ansvarlig for at kontrollere, at leverancen stemmer
overens med det bestilte - Afhængigt af den indgåede aftale med leverandøren skal følgesedlen attesteres. I nogle tilfælde er det tilstrækkeligt, at varerne leveres på det aftalte sted. Attestationen foregår typisk
elektronisk.
- Medarbejderen, der forestår bogføringen, modtager jævnligt advisering for fakturaer, som
afventer bogføring og betaling - Før bogføring skal medarbejderen sikre sig, at varen er leveret og svarer til det aftalte, at mængde, kvalitet og pris er korrekt, at konteringen er korrekt, og at eventuelle interne
forskrifter er overholdt - Fakturaer over kr. 100.000 skal godkendes af to personer, inden betaling kan finde sted.
- Bogføringen sker, når fakturaen er godkendt og konteret
- Betaling sker den dag fakturaen forfalder til betaling i henhold til de aftalte betalingsbetingelser.
- Ved betaling af elektroniske fakturaer overføres fakturabeløbet automatisk til den konto,
leverandøren har oplyst på fakturaen - Ved oprettelse af bankkonto kontaktes bank@haderslev.dk
- Betalingsfristen overfor leverandører er 30 dage fra fakturadato, medmindre andet er aftalt
- Der arbejdes løbende på at forebygge besvigelser for at beskytte borgernes penge og undgå
mistanke om svig - Økonomisk ledelsestilsyn sker ved automatiske stikprøver
- Økonomisystemet Prisme365 og Navision er sat op, så udbetaling ikke kan finde sted, før de nødvendige godkendelser, er sikret.
- Bilagene er elektroniske og kan kaldes frem via kommunens økonomisystem
- Ikke-elektroniske bilag, fx kvitteringer til købekort og udlægsbilag, skal indscannes og vedhæftes bilaget til posteringen i Prisme365, se separate vejledninger for uddybning
- Bemærk særlige momsregler ved køb af varer fra udlandet, kontakt Økonomi og Løn inden
købet foretages - Fakturaen og oplysning om, hvilken driftskonto fakturaen skal bogføres på, sendes
til bank@haderslev.dk - Økonomi & Løn vil sørge for at bogføre fakturaen og betale leverandøren.
Lederens ansvar
Det er den budgetansvarlige leders ansvar at bestemme, hvem der skal kunne bogføre og dermed betale
leverandørerne i afdelingen.
Intern Kontrol
Der foretages kontrol af om fakturaer med beløb over kr. 100.000 er 2. godkendt. Kontrollen foretages kvartalsvis.
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal