Retningslinje for bankafstemning
Bankafstemningen skal sikre, at Haderslev Kommunes regnskab i Prisme365 stemmer overens med den faktiske saldo i banken. Det er en vigtig kontrol, der hjælper med at holde styr på økonomien.
Formål
Bankafstemning handler om at sikre, at det beløb, der står i kommunens økonomisystem Prisme365, passer med det beløb, der faktisk står på kommunens bankkonto. Det er en vigtig kontrol, som hjælper med at holde styr på økonomien og sikre, at regnskabet er korrekt. Hvis der er fejl eller uoverensstemmelser, kan de opdages og rettes i tide.
Bankkonti kan oprettes, hvis der fx er behov for at håndtere faste indtægter fra salg af ydelser eller for at lette administrationen via MobilePay.
Sådan gør du
- Find saldoen på afstemningstidspunktet
– Hent saldoen både fra Jyske Bank og fra Prisme365. - Forklar, hvad saldoen består af
– Gennemgå alle posteringer: indbetalinger, udbetalinger, gebyrer osv. - Bogfør relevante poster
– Udlign de posteringer, der kan bogføres på driftskonti. - Redegør for åbne poster
– Tilføj en kort beskrivelse og angiv, hvornår du forventer, at posten bliver udlignet. - Hvis der er en difference
– Kan du ikke forklare differencen med det samme, skal den budgetansvarlige leder vurdere, om beløbet evt. skal afskrives.
Vigtigt: Du må ikke udligne poster mellem forskellige regnskabsår.
- Du må gerne afstemme bankkonti så ofte du vil, men som minimum skal det ske i henhold til det fastsatte interval (månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller årligt)
- Ved mange posteringer anbefales månedlig afstemning for at lette fejlidentifikation
- Alle bankkonti skal afstemmes og dokumenteres pr. 31. december som led i regnskabsårets afslutning
- Afstemningen skal uploades i Prisme365 under Manuel Finansudligning
- Der arbejdes på at implementere automatiske påmindelser ved manglende afstemning.
Afstemningen skal dokumenteres med:
- Kontoudtog fra Jyske Bank
- Afstemningsrapport fra Prisme365 pr. afstemningstidspunkt
Placering af dokumentation
- Upload dokumentation i Prisme365 under Manuel Finansudligning
Du kan læses mere i vejledningen her
Lederens ansvar
Den budgetansvarlige leder har det overordnede ansvar for, at bankafstemninger udføres korrekt og rettidigt. Det indebærer at:
- sikre, at alle bankkonti afstemmes i henhold til gældende intervaller og ved regnskabsårets
afslutning - sikre, at afstemninger dokumenteres og gemmes korrekt i Prisme365
- følge op på eventuelle differencer og sikre, at åbne poster håndteres
- sikre, at medarbejdere har adgang til nødvendige systemer og vejledninger
- samarbejde med økonomikonsulenten ved oprettelse eller lukning af bankkonti.
Intern Kontrol
Intern Kontrol tjekker ved regnskabsårets afslutning, at alle bankkonti er blevet afstemt. Derudover udtages der stikprøver for at sikre, at afstemningerne er udført korrekt og med høj kvalitet.
Spørgsmål og support
- For oprettelse eller lukning af bankkonti kontakt bank@haderslev.dk. Kontakten skal ske i samråd med din økonomikonsulent.
- For adgang til Jyske Bank (KIG-adgang) kontakt bank@haderslev.dk
- For hjælp til afstemning kontakt Intern Kontrol på mail: allni@haderslev.dk
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal