Retningslinje for afstemning af mellemregningskonti
Her kan du læse mere om, hvordan du sikrer en korrekt og ensartet afstemning af mellemregningskonti. Mellemregningskonti anvendes til midlertidig bogføring og skal som udgangspunkt balancere til nul.
Formål
Retningslinjen skal hjælpe med at sikre, at mellemregningskonti bliver afstemt korrekt og på samme måde i hele Haderslev Kommune. Mellemregningskonti bruges til midlertidige posteringer og bør som udgangspunkt gå i nul. Når afstemningen er i orden, giver det et mere retvisende regnskab og mindsker risikoen for fejl.
En mellemregningskonto skal kun fungere som en midlertidig "vende-konto", hvor poster placeres, når direkte bogføring på en driftskonto ikke er hensigtsmæssig. Kontiene skal som udgangspunkt gå i nul.
Eksempler på mellemregningskonti:
- Deposita-konti
- Borgerkonti (fx boligstøtte, pensionsudbetalinger)
- Opsamlingskonti (fx SKAT, ATP, OP, grundskyld, tinglysning, AM-bidrag)
- Debitorsystemkonti (mellemregning og restancer)
- Remitteringskonti
- Fagsystemers mellemregningskonti
Mellemregningskonti skal afstemmes i henhold til det fastsatte afstemningsinterval (månedligt, kvartalsvist, halvårligt eller årligt). Alle konti skal som minimum være afstemt pr. 31. december hvert år. Ultimosaldoen skal være korrekt og dokumenteret i Prisme365.
Retningslinjen gælder for alle medarbejdere med ansvar for økonomisk afstemning i Haderslev Kommune og omfatter alle mellemregningskonti, der anvendes i kommunens økonomisystem Prisme365.
Sådan gør du
- Identificér saldoen pr. afstemningstidspunkt
- Udtræk saldoen fra Prisme365 (fx via Råbalance).
- Forklar saldoens sammensætning
- Udtræk posteringer fra Prisme365.
- Kun åbne poster (uden modpost) skal forklares:
- Beskrivelse
- Beløb
- Forventet udligningsdato
- Vurder om åbne poster kan omposteres
- Hvis relevant, bogfør fra mellemregningskonto til driftskonto via Finanskladde.
- Hvis en difference ikke umiddelbart kan forklares, kan det i konkrete tilfælde vurderes, om beløbet bør afskrives. Det er den budgetansvarlige leder, der har kompetencen til at træffe beslutning om en eventuel afskrivning.
Afstemningen skal dokumenteres med:
- Saldoudtræk fra Prisme365
- Specifikation af åbne poster (fx i regneark eller udskrift fra fagsystem)
- Hvis kontoen er oprettet i afstemningsmodulet i Prisme365: Brug menupunktet Bankafstemning
- Hvis ikke: Brug Manuel Finansudligning i Prisme365
- En særskilt vejledning til afstemning i Prisme365 er under udarbejdelse
Lederens ansvar
Den budgetansvarlige leder har det overordnede ansvar for, at mellemregningskonti afstemmes korrekt og rettidigt. Det indebærer:
- At sikre, at alle relevante konti er afstemt i henhold til gældende intervaller og senest pr. 31/12.
- At sikre, at medarbejdere kender og følger procedurerne for afstemning og dokumentation.
- At sikre, at afstemninger gemmes korrekt i Prisme365.
- At følge op på eventuelle udeståender og sikre, at åbne poster håndteres rettidigt.
Intern Kontrol
- Intern Kontrol sikrer ved regnskabsafslutningen, at der er foretaget afstemning af samtlige mellemregningskonti.
- Intern Kontrol udtager stikprøver for at sikre, at kvaliteten af afstemningerne er tilfredsstillende.
Se også
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal