Retningslinje for Digitaliseringspuljen

Styregruppen for Digital Fremtid fungerer som styregruppe for digitaliseringspuljen og har det overordnede ansvar for puljens prioritering og anvendelse.

Styregruppen har ansvar for at:

• Prioritere og tildele midler på baggrund af godkendte ansøgninger til puljen
• Sikre, at bevilligede projekter understøtter kommunens digitaliseringsstrategi og øvrige relevante strategier
• Følge op på puljens anvendelse og de gevinster, der bliver realiseret gennem de støttede projekter
• Årlig vurdering af puljens kriterier og prioriteringer

IT og Digitalisering varetager sekretariatsfunktionen for Digitaliseringspuljen.

IT og Digitalisering har ansvaret for at:

• Modtage og registrere ansøgninger
• Kvalitetssikre ansøgninger inden behandling og sikre, at de nødvendige oplysninger er udfyldt
• Indhente relevante faglige vurderinger ved behov
• Godkende ansøgninger til videre behandling
• Udarbejde dagsordenspunkter til Styregruppen for Digital Fremtid
• Understøtte opfølgning og afrapportering på bevilligede projekter

Ansøgninger til digitaliseringspuljen bliver vurderet på baggrund af nedenstående udvælgelseskriterier. Kriterierne skal sikre, at puljens midler understøtter Haderslev Kommunes digitale udvikling og skaber størst mulig værdi for organisationen, medarbejdere, virksomheder og borgere.

For at komme i betragtning til støtte skal projektet som minimum opfylde ét af de fastsatte kriterier:

• Projektet optimerer processer
  Projektet forenkler, automatiserer eller forbedrer arbejdsprocesser med digitale løsninger, med henblikpå at spare tid, reducere fejl 0g/eller frigøre ressourcer til andre opgaver.

• Projektet skaber værdi for borgere/virksomheder
  Projektet forbedrer servicen eller skaber øget værdi for borgere/virksomheder gennem digitale løsninger. Dette kan være i form af bedre tilgængelighed, hurtigere sagsbehandling, højere kvalitet i ydelser m.v.

• Projektet skaber værdi for medarbejderne
  Projektet forbedrer medarbejdernes arbejdsvilkår gennem digitale løsninger, fx ved at lette rutineprægede opgaver, forbedre arbejdsmiljøet, øge medarbejdertilfredsheden, udvikle medarbejdernes kompetencer eller frigøre tid til kerneopgaver.

Når Styregruppen udvælger projekter, vil den også vægte følgende parametre:

• Projektet er tværgående (tværgående internt samarbejde): Projektet er et tværgående digitalt projekt, som går på tværs af flere forvaltninger eller afdelinger, og dermed får flere dele af organisationen gavn af løsningen og det fremmer videndeling og synergi på tværs.
• Innovation: Projektet introducerer nye måder at bruge teknologi på.
• Skaleringspotentiale: Projektet/løsningen kan opskaleres/genbruges i andre enheder.
• Projektet anskueliggør en optimering: Projektet kan dokumentere potentiel optimering.
• Samarbejde og partnerskaber (eksternt samarbejde): Projektet involverer eksterne samarbejdspartnere (andre kommuner, myndigheder eller private aktører) eller udnytter fælleskommunale løsninger.

Digitaliseringspuljen kan som udgangspunkt finansiere op til 100% af projektets udviklings- og implementeringsomkostninger.

Det er projektejerens ansvar at sikre finansiering af drift.

Projektejer er en leder med ansvar for økonomi – oftest en afdelingschef.

Projektejer er ansvarlig for:

• Udarbejdelse af ansøgning
• Sikring af ledelsesmæssig opbakning og organisatorisk forankring
• Projektets gennemførelse inden for den godkendte økonomi og tidsplan
• Realisering af projektets gevinster
• Finansiering af eventuelle efterfølgende driftsudgifter

Alle afdelinger kan søge om midler fra Digitaliseringspuljen. Ansøgningen skal dog være forankret i den relevante afdeling og have opbakning fra en projektejer.

Projektejeren skal være en leder med økonomiansvar og vedkommende er ansvarlig for projektet.

Ansøgningen kan godt indsendes af en medarbejder, som ikke er projektejeren, men projektejeren skal have godkendt og verificeret ansøgningen.

Der kan løbende ansøges om midler fra Digitaliseringspuljen. Ansøgningerne behandles fire gange årligt i Styregruppen for Digital Fremtid.

Ansøgninger prioriteres inden for de midler, der er til rådighed i puljen på det pågældende tidspunkt.

Ansøgning sker via den digitale ansøgningsblanket. Vælg ”Lokalt login” og brug SoloID til at åbne blanketten. 

Det er muligt at stoppe op undervejs og logge ind igen senere for at færdiggøre ansøgningen.

Er der behov for rådgivning eller spørgsmål til ansøgningsprocessen kan der tages kontakt til Digitalisering på mail: digitaliseringspuljen@haderslev.dk.

Ansøgningerne gennemgås af IT og Digitalisering, som sikrer, at alle relevante oplysninger foreligger forud for behandling i styregruppen. IT og Digitalisering indstiller de indkomne ansøgninger til behandling i Styregruppen for Digital Fremtid.

Ansøgningerne behandles i styregruppen fire gange om året, hvor der tages stilling til, om ansøgningerne kan godkendes.

I får besked om resultatet af jeres ansøgning, når den er behandlet af styregruppen. Beskeden sendes skriftligt. Hvis projektet ikke opnår finansiering, vil afslaget være ledsaget af en kort begrundelse.

En måned efter projektets afslutning, udfylder projektejer et evalueringsskema.

Evalueringsskemaet bliver forelagt styregruppen. Styregruppen kan invitere projektejer til at fortælle om projektets resultater og erfaringer.