Arkivering af bevaringsværdigt materiale

Hvem skal arkivere?

Alle offentlige myndigheder er underlagt de arkivmæssige forpligtigelser, der er beskrevet i arkivloven. Det betyder, at vi i Haderslev Kommune skal dokumentere vores arbejde og gemme det, så eftertiden kan få gavn af det. Kommunale arkivalier skal afleveres til Rigsarkivet eller til et lokalt forankret kommunearkiv. I Haderslev Kommune har vi vores eget kommunearkiv: Historie Haderslev.

Hvorfor skal du arkivere?

Formålet med arkivering er at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder.

Sagt med andre ord, så arkiverer vi, så:

• borgere kan få indsigt i de sager, de har haft ved kommunen
• medarbejdere kan se de afgørelser, beslutninger og lignende, der er truffet i forbindelse med kommunens virke
• eftertiden kan få et indblik i, hvordan en dansk kommune blev drevet i starten af det 21. århundrede.

Hvad skal du arkivere?

Du skal arkivere bevaringsværdige:

• Papirdokumenter
• IT-systemer 

På rigsarkivet.dk kan du finde diverse vejledninger, der kan give dig en fornemmelse af, hvad et bevaringsværdigt arkivalie er. Du er også altid velkommen til at kontakte Historie Haderslev på mail: komarkiv@haderslev.dk eller telefon: 24 89 79 29, hvis du har spørgsmål eller brug for rådgivning. 

Hvordan arkiverer du? 

Når du har identificeret materiale, der kan være bevaringsværdigt, skal du kontakte Historie Haderslev på mail: komarkiv@haderslev.dk eller telefon: 24 89 79 29. Sammen aftaler I, hvordan det bevaringsværdige materiale skal klargøres og afleveres til Historie Haderslev. 

IT-materiale skal afleveres som arkiveringsversioner.

Hvordan tilgår du arkiveret materiale?

Hvis du har brug for at tilgå arkiveret materiale, skal du henvende dig til Historie Haderslev. Arkivet har en lovbestemt svarfrist på 15 dage, men de fleste henvendelser vil blive besvaret i løbet af et par hverdage.  

Indscanning af papirdokumenter

Hvis du overvejer at indscanne og/eller digitalisere bevaringsværdigt materiale i papirform, skal du anmelde det til Rigsarkivet. Det fremgår af BEK 740 om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner.

Historie Haderslev hjælper gerne med at vurdere, om dit projekt skal anmeldes til Rigsarkivet.  

Pligtaflevering af trykt materiale

Alt trykte og digitale udgivelser fra Haderslev Kommune skal afleveres til bevaring for eftertiden.

Det gør du ved at sende to eksemplarer til både:

• Det Kongelige Bibliotek
• Historie Haderslev

Det gælder fx bøger, blade, tidsskrifter, kataloger, pjecer, foldere, kort, billeder og postkort.